Die Funktionen im Überblick

Hier stellen wir Ihnen die wesentlichen Funktionen unserer Software OGS Connect genauer vor. Die Übersicht gibt nur einen Einblick in unsere Anwendung und stellt nicht den vollen Funktionsumfang dar. Für Ihren individuellen Anwendungsfall passen wir einzelne Funktionen gerne nach Bedarf an. Sie können sich somit eine passende Software für die Verwaltung Ihrer OGS zusammenstellen.

Eltern können ihre Kinder über ein Online Anmeldeformular für die OGS Betreuung anmelden. Dabei geben sie bereits wichtige Informationen zum Betreuungsbedarf an. Die Platzvergabe kann durch ein automatisiertes Ranking der Anfragen nach einem individuellen Kriterienkatalog erleichtert werden.

Anmeldungsanfragen können direkt in Betreuungsverträge umgewandelt werden. Der Vertrag wird den Eltern über das Online ElternPortal als PDF Datei zu Verfügung gestellt. Falls eine Unterschrift benötigt wird, kann diese über ein Tablet erfolgen. Die Vertragsverwaltung ist dadurch zu 100% papierlos.

Wichtige Informationen, die für die Betreuung der Kinder benötigt werden, können die Eltern im Online ElternPortal hinterlegen: Gesundheitsinformationen wie z.B. Allergien oder Unverträglichkeiten, Abholberechtigte Personen, Notfallkontakte, etc. Das Betreuungsteam kann auf diese Daten schnell zugreifen.

Die Betreuungszeiten der Kinder werden in einer interaktiven Belegungsübersicht dargestellt. Die Liste kann nach Klassen, Tagen oder einzelnen Kindern gefiltert werden. Über die Liste können direkt Fehlzeiten eingetragen werden. So ist jederzeit ersichtlich, wie viele Kinder zu welchem Zeitpunkt in der OGS anwesend sind.

Die Abrechnung des Mittagessens kann nach tatsächlicher Nutzung erfolgen. Über eine Liste werden die Kinder angezeigt, die für den aktuellen Tag Betreuung in der Mittagszeit gebucht haben. Für diese Kinder kann mit einem Klick ein Mittagessen gebucht werden. Pauschalabrechnungen von Mittagessen sind auch möglich.

Je nach Abrechnungsmodell passen wir die Software für Sie an. Grundsätzlich sind monatliche Abrechnung vollautomatisch möglich. Alle Rechnungen eines ausgewählten Zeitraums werden automatisch erstellt und per E-Mail an die Eltern geschickt. Auch im ElternPortal sind die Rechnungen als PDF Datei abrufbar. Hier können die Eltern auch ein SEPA-Lastschriftmandat hinterlegen, um offene Beträge einziehen zu lassen. 

Alle Eltern erhalten einen Zugang zum Online ElternPortal. Hier können sie wichtige Informationen für die Betreuung ihrer Kinder angeben und ihren Betreuungsvertrag sowie Rechnungen abrufen. Für Flexible Betreuungsangebote ist es möglich, dass die Eltern die Betreuungszeiten über das Online ElternPortal anpassen können. Das Online ElternPortal ist auch als App für Smartphones verfügbar.

Eltern können Kontaktanfragen über das Online ElternPortal stellen. Über einen sicheren E-Mail-Server lassen sich alle Eltern mit aktivem Betreuungsvertrag kontaktieren. Im ElternPortal können Neuigkeiten und Termine eingestellt werden. Auch ein individueller FAQ Bereich für die häufigsten Fragen kann angelegt werden.

Beschäftigte können ihre Arbeitszeit über ein Terminal in der Einrichtung erfassen. Alternativ kann die Zeiterfassung auch über das MitarbeiterPortal gestartet und gestoppt werden.

Im Online MitarbeiterPortal haben die Beschäftigten einen Überblick zu ihren erfassten Arbeitszeiten. Hier können auch Neuigkeiten und Termine nur für das Team eingestellt werden. Über den Themenkatalog lassen sich allgemeine Informationen für die Beschäftigten abrufen. Das MitarbeiterPortal ist auch als App verfügbar.

Es können beliebig viele Standorte über OGS Connect verwaltet werden. Eine individuelle Berechtigungsstruktur gewährleistet, dass Teams der einzelnen Standorte auch nur die Daten ihres Standorts einsehen können. Für Beschäftigte einer Hauptverwaltung lassen sich Berechtigungen für alle Standorte vergeben.

OGS Connect erfüllt alle Anforderungen aus der Datenschutzgrundverordnung. Alle Daten werden in Deutschland in einem ISO 27001 zertifiziertem Rechenzentrum gespeichert. Die Zugriffsberechtigungen können so definiert werden, dass die Mitarbeitenden wirklich nur das sehen und bearbeiten können, was sie für ihren Tätigkeitsbereich benötigen.