Die Funktionen im Überblick
Hier präsentieren wir Ihnen einen detaillierten Überblick über die wichtigsten Funktionen unserer Software OGS Connect. Diese Übersicht bietet lediglich einen ersten Einblick in unsere Anwendung und zeigt nicht den vollen Funktionsumfang. Wir passen gerne einzelne Funktionen nach Ihren individuellen Anforderungen an. Auf diese Weise können Sie sich eine passgenaue Software für die Verwaltung Ihrer OGS zusammenstellen.
Klicken Sie auf eines der Module, um mehr darüber zu erfahren:
Grundlegende Funktionen
Ein paar Punkte betreffen jedoch alle Softwareversionen, diese stellen wir Ihnen hier vor.
OGS Connect ist eine cloudbasierte Webanwendung. Das bedeutet, die Software wird über einen Internetbrowser aufgerufen und kann flexibel über verschiedene Endgeräte genutzt werden. Da OGS Connect im sog. „Responsive Design“ programmiert wurde, ist eine komfortable Nutzung auch über Tablets bzw. Smartphones möglich.
Wir sind davon überzeugt, dass es, gerade im Bereich der offenen Ganztagsschulen, nicht „die eine“ Software gibt, die für alle Träger die optimale Lösung darstellt. Daher setzen wir jeweils individuelle Versionen von OGS Connect auf, welche jeweils als eigene Einheit zu betrachten sind. Das gibt uns die Möglichkeit, individuelle Anpassungen an der Software vorzunehmen, die jeweils nur die eigene Einheit betreffen. So können wir individuelle Verwaltungsprozesse bestmöglich abbilden.
Ihre eigene Version von OGS Connect können Sie dann über eine individuelle Subdomain aufrufen, zum Beispiel: beispiel.ogs-connect.de
Für das Hosting der Software nutzen wir einen Dienstleister, welcher nach DIN ISO/IEC 27001 zertifizierte Rechenzentren in Deutschland betreibt. Diese Zertifizierung weist ein adäquates Sicherheitsmanagement, die Sicherheit der Daten, die Vertraulichkeit der Informationen und die Verfügbarkeit der IT-Systeme nach. Es bestätigt zudem, dass die Sicherheitsstandards kontinuierlich verbessert und nachhaltig kontrolliert werden.
Neben der technischen Datensicherheit haben Sie die Möglichkeit, ein individuelles Berechtigungskonzept zu definieren und Benutzern verschiedene Zugriffsberechtigungen zuzuweisen.
Sie haben die volle Kontrolle über alle Benutzer, die sich in der Software anmelden können. Benutzerzugänge werden von Ihnen angelegt, verwaltet und bei Bedarf deaktiviert.
Die Anmeldung in der Software kann neben einem Passwort um die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) ergänzt werden, dabei müssen Benutzer einen Code eingeben, welcher auf das eigene Smartphone gesendet wird.
So können die Mitarbeitenden eines Standorts jeweils nur auf die Daten des eigenen Standorts zugreifen, eine Hauptverwaltung hat jedoch Zugriff auf die Daten aller Standorte.
Modul 1: Vertragswesen & Betreuung
Mit OGS Connect wird die Organisation des Betreuungsalltags in der Offenen Ganztagsschule (OGS) so einfach wie nie zuvor! Unsere innovative Software basiert auf Betreuungsverträgen, durch welche OGS Connect automatisch alle aktiven Kinder identifiziert. Diese Informationen werden dann gezielt für verschiedene Listen und Auswertungen genutzt.
Das Modul 1: Vertragswesen & Betreuung legt somit den Grundstein für sämtliche weitere Funktionen, die den Betreuungsalltag in der OGS betreffen.
Mit unserem benutzerfreundlichen Online-Anmeldeformular können Eltern ihre Kinder mühelos für die Ganztagsbetreuung anmelden – und das ganz bequem von zu Hause aus.
Das Formular erleichtert es Eltern, alle relevanten Informationen für das Vertragsverhältnis und die Betreuung unkompliziert anzugeben.
Um einen reibungslosen Anmeldeprozess zu gewährleisten, können individuelle Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für verschiedene Standorte und Betreuungsformen hinterlegt werden. Die Online-Anmeldung ist somit nicht nur bequem, sondern auch verbindlich, ohne dass später eine Unterschrift erforderlich ist.
Vereinfachen Sie den Eltern den Anmeldeprozess und gewährleisten Sie klare und rechtsgültige Vereinbarungen – alles mit einem einzigen Online-Formular.
In der digitalen Vormerkliste werden sämtliche Daten der Online-Anmeldungen angezeigt. Mit diesen Informationen können Sie Ihr Platzvergabeverfahren nun durchführen, wobei Ihnen unsere Software zur Seite steht.
Falls es mehr Anmeldungsanfragen als zur Verfügung stehende Betreuungsplätze gibt, haben Sie die Möglichkeit, die Anfragen mithilfe eines Punktesystems zu priorisieren.
Dieser Prozess wird durch eine Online Abfrage ihrer individuellen Kriterien für die Platzvergabe weiter vereinfacht. Eltern erhalten dazu eine E-Mail mit einem Link zu dieser Abfrage, deren Antworten automatisch in Punkte für das Ranking umgewandelt werden.
Nach erfolgreichem Abschluss Ihres Platzvergabeverfahrens, wird der Übergang von Anfragen zu Betreuungsverträgen so nahtlos wie möglich gestaltet. Alle relevanten Daten aus der digitalen Vormerkliste werden automatisch in die Vertragserstellung übertragen.
Die erstellten Verträge werden den Eltern auf moderne und bequeme Weise zugänglich gemacht. Über unser Online ElternPortal erhalten sie ihre Verträge im PDF-Format oder alternativ per E-Mail. Diese zeitgemäße Herangehensweise ermöglicht nicht nur eine sofortige Verfügbarkeit der Verträge für die Eltern, sondern macht auch die gesamte Vertragsverwaltung zu 100% papierlos.
Stets gut informiert zu sein ist wichtig, wenn es um die Betreuung der Kinder geht. Deshalb haben wir im Online ElternPortal eine Funktion integriert, die es den Eltern ermöglicht, wichtige Informationen direkt zu hinterlegen. Dazu gehören Gesundheitsinformationen wie Allergien oder Unverträglichkeiten, aber auch Angaben zu abholberechtigten Personen, Notfallkontakte und vieles mehr.
Das Betreuungsteam hat dadurch einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf diese entscheidenden Daten.
Unsere interaktive Belegungsübersicht bietet Ihnen einen klaren und umfassenden Überblick auf die Betreuungszeiten der Kinder in Ihrer Einrichtung. Mit dieser flexiblen Liste können Sie die Daten nach Klassen, Tagen oder einzelnen Kindern filtern, um eine individuelle und gut strukturierte Darstellung zu erhalten.
Die Benutzeroberfläche ermöglicht es Ihnen nicht nur Anwesenheitszeiten zu überwachen, sondern auch direkt Fehlzeiten einzutragen. So haben Sie stets eine aktuelle Übersicht darüber, wie viele Kinder zu welchem Zeitpunkt in der OGS anwesend sind. Diese präzise Kontrolle erleichtert die Organisation und trägt dazu bei, den Betreuungsalltag effizient zu gestalten.
Unsere Check-in/Check-out-Funktion ermöglicht es Ihnen, die Anwesenheit der Kinder in Echtzeit effizient zu verwalten. Mithilfe dieser Funktion behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, welche Kinder bereits anwesend sind und welche noch erwartet werden. In der Belegungsübersicht werden die eingecheckten Kinder farblich hervorgehoben, sodass Sie sofort sehen können, wer bereits anwesend ist.
Die Kinder werden in der Liste je nach Ankunfts- und Abholzeit gruppiert, was eine übersichtliche Darstellung gewährleistet. So können Sie auf einen Blick erkennen, welche Kinder zu welchem Zeitpunkt abgeholt werden sollen. Wichtige Abholnotizen können direkt in der Liste angezeigt werden.
Verwalten Sie Kurse oder AG’s effizient und übersichtlich. OGS Connect ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von AG’s, einschließlich Terminen, Teilnehmerlisten und Anwesenheitsdokumentation. Kontaktieren Sie bei Bedarf schnell und unkompliziert alle Eltern, deren Kinder für eine bestimmte AG angemeldet sind – beispielsweise bei Terminänderungen oder Ausfällen. Ein eigener E-Mail-Verteiler ermöglicht eine gezielte und effiziente Benachrichtigung.
Erweitern Sie diese Funktion mit unserem Modul 2: „Online ElternPortal“, um eine komfortable Online Kurswahl für Eltern anbieten zu können.
Unsere Software bietet Ihnen eine flexible und benutzerfreundliche Lösung für die Abrechnung des Mittagessens in der OGS. Die Anwendung ermöglicht eine individuelle Abrechnung nach tatsächlicher Nutzung oder auch die Option von Pauschalabrechnungen.
Auf einer übersichtlichen Liste werden die Kinder angezeigt, die für den aktuellen Tag eine Mittagsbetreuung gebucht haben. Mit nur einem Klick können Sie für diese Kinder das Mittagessen buchen.
Die Software ermöglicht eine automatische monatliche Abrechnung. Alle Rechnungen eines ausgewählten Zeitraums werden automatisch generiert und per E-Mail an die Eltern versendet. Die Rechnungen sind zudem im Online ElternPortal als PDF-Dateien abrufbar. Hier haben die Eltern auch die Möglichkeit, ein SEPA-Lastschriftmandat zu hinterlegen, um offene Beträge bequem einziehen zu lassen.
Modul 2: Online ElternPortal
Unser Online ElternPortal wurde entwickelt, um die Kommunikation zwischen der OGS-Einrichtung und den Eltern effizient und benutzerfreundlich zu gestalten. Ziel ist es, mit dem Online ElternPortal eine umfassende Plattform zu schaffen, die nicht nur Informationen bereitstellt, sondern auch die Interaktion zwischen der OGS und den Eltern fördert. Unser innovatives Elternportal verbessert die Kommunikation und richtet sie näher an den Bedürfnissen der Eltern aus.
Das Online ElternPortal verfügt über eine übersichtliche Startseite, auf der Neuigkeiten und Termine direkt sichtbar sind. Diese Informationen können sowohl standortspezifisch als auch für mehrere Standorte hinterlegt werden. Für neue Newsbeiträge besteht die Möglichkeit, Benachrichtigungen per E-Mail zu versenden.
Zusätzlich können Termine als Veranstaltungen angelegt werden, inklusive der Option zur Anmeldung und einer Teilnehmerliste.
Die Nachrichtenfunktion im Online ElternPortal ermöglicht einen direkten und unkomplizierten Kontakt zwischen Eltern und der Einrichtung. Hier können Eltern Anfragen stellen, während die Einrichtung wichtige Themen mit den Eltern teilen kann.
In Vertretungsfällen oder bei Bedarf können auch andere autorisierte Personen an der Konversation teilnehmen. Dies fördert eine effektive Kommunikation und gewährleistet, dass relevante Informationen auch dann weitergegeben werden können, selbst wenn der ursprüngliche Ansprechpartner nicht erreichbar ist.
Die Nachrichtenfunktion schafft eine offene und transparente Kommunikationsplattform zwischen der OGS-Einrichtung und den Eltern, was einen reibungslosen und effizienten Informationsaustausch gewährleistet.
Die Option zur Abmeldung von Kindern über das Online ElternPortal stellt eine bequeme und effiziente Möglichkeit für Eltern dar, ihre Kinder, beispielsweise im Krankheitsfall, von der Betreuung abzumelden. Diese Information wird unmittelbar in der Belegungsübersicht als Fehlzeit vermerkt.
Durch diese nahtlose Integration profitieren nicht nur die Eltern von einer benutzerfreundlichen Lösung, sondern ermöglichen dem Betreuungsteam auch eine schnelle und klare Reaktion auf aktuelle Abmeldungen. Die Belegungsübersicht fungiert somit als zentrale Informationsquelle, um stets einen klaren Überblick über die Anwesenheit der Kinder zu bewahren.
Der Buchungskalender in unserem System stellt die vertraglich vereinbarten Betreuungszeiten, eingetragene Fehlzeiten und Termine übersichtlich dar.
Abhängig vom angebotenen Betreuungsmodell haben Eltern die Möglichkeit, Änderungen an den vereinbarten Betreuungszeiten über den Kalender vorzunehmen. Diese Flexibilität ermöglicht es den Eltern, ihre Buchungen an individuelle Bedürfnisse anzupassen, sei es für zusätzliche Betreuungszeiten oder die Anpassung aufgrund von veränderten Arbeitszeiten oder anderen Terminen.
OGS Connect bietet eine eigene Anmeldeverwaltung für die Organisation der Betreuung während der Schulferien. Für jede Ferienwoche können Betreuungstage individuell festgelegt werden, um den Eltern eine flexible Anmeldung entsprechend ihrer Bedürfnisse zu ermöglichen.
Das Betreuungsteam hat Zugriff auf spezielle Anwesenheitslisten für die Ferienzeit und es lassen sich detaillierte Auswertungen erstellen, beispielsweise für die Abrechnung von Betreuungskosten.
Der FAQ-Bereich in unserem System ist anpassbar und kann individuell gestaltet werden. Diese Flexibilität ermöglicht es, den Bereich entsprechend den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen der Einrichtung anzupassen. Durch die Anpassbarkeit können verschiedene Kategorien erstellt und häufige Fragen der Eltern strukturiert beantwortet werden.
Die individuelle Gestaltung des FAQ-Bereichs bietet nicht nur eine benutzerfreundliche Erfahrung für die Eltern, sondern ermöglicht auch eine gezielte Bereitstellung von Informationen zu verschiedenen Themenbereichen. Dies erleichtert den Zugriff der Eltern auf die benötigten Informationen und fördert eine effiziente Kommunikation zwischen der Einrichtung und den Eltern.
Das Online ElternPortal kann als App auf einem Smartphone installiert werden.
Diese App ermöglicht es den Eltern, jederzeit und von überall auf alle Funktionen des Portals zuzugreifen. Dadurch haben sie die Möglichkeit, ihre Kinder bequem abzumelden, Informationen abzurufen und direkt mit der Einrichtung in Kontakt zu treten.
Die App bietet eine mobile Plattform, die den Eltern eine flexible Nutzung und Interaktion mit dem ElternPortal ermöglicht. Auf diese Weise ist es den Eltern auch unterwegs möglich, wichtige Informationen abzurufen und unkompliziert mit der Einrichtung zu kommunizieren.
Modul 3: Online MitarbeiterPortal & Arbeitszeiterfassung
Das Online MitarbeiterPortal erfüllt zwei wichtige Funktionen für die Beschäftigten: Zum einen dient es der digitalen Arbeitszeiterfassung, ermöglicht also eine präzise und transparente Erfassung der Arbeitszeiten. Zum anderen fungiert es als umfassende Informationsplattform, um die Beschäftigten mit relevanten Informationen zu versorgen.
Die digitale Arbeitszeiterfassung bietet den Mitarbeitenden eine bequeme Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren und ermöglicht es der Einrichtung, den Überblick über die geleisteten Stunden zu behalten.
Das Portal dient zugleich als Informationszentrum, das den Mitarbeitenden den Zugriff auf relevante Neuigkeiten, Termine und andere wichtige Informationen ermöglicht.
Im Online-Mitarbeiterportal erhalten die Mitarbeitenden auf der Startseite eine übersichtliche Darstellung von Newsbeiträgen inkl. Anhängen und bevorstehenden Terminen. Diese klare Struktur ermöglicht es schnell auf relevante Informationen zuzugreifen.
Darüber hinaus können Termine im Portal als Veranstaltungen eingetragen werden, wobei die Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, sich für einen Termin anzumelden. Die automatisch erstellte Teilnehmerliste bietet Transparenz über die angemeldeten Personen und erleichtert die Organisation von Veranstaltungen.
Um eine zeitnahe Verbreitung von Informationen sicherzustellen, können Benachrichtigungen per E-Mail für neue Newsbeiträge versendet werden. Auf diese Weise werden die Mitarbeitenden sofort über aktuelle Neuigkeiten informiert.
Die Möglichkeit, News und Termine für einzelne oder mehrere Standorte zu verwalten, ermöglicht eine flexible Anpassung an die Bedürfnisse der verschiedenen Einrichtungen und erleichtert somit die gezielte Kommunikation mit den Mitarbeitenden.
Die Erfassung der Arbeitszeit für die Beschäftigten kann auf zwei digitale Weisen erfolgen:
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Barcode-Scan am Zeiterfassungsterminal: Um ihre Arbeitszeit zu erfassen, können die Beschäftigten einfach einen Barcode scannen, beispielsweise auf einem Mitarbeiterausweis. Dieses Stechuhrprinzip bietet eine schnelle und effiziente Möglichkeit, die Arbeitszeiten zu dokumentieren.
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Direkte Erfassung im Online MitarbeiterPortal: Mitarbeitende haben die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten direkt im Online-Mitarbeiterportal digital einzutragen. Dies ist besonders praktisch, wenn sie nicht persönlich vor Ort sind.
Die erfassten Arbeits- und Pausenzeiten werden übersichtlich in einer Monatsansicht dargestellt. Für jeden Tag wird die Differenz zwischen der SOLL-Arbeitszeit und der IST-Arbeitszeit angezeigt, und diese Werte werden am Ende der Woche summiert.
Eine Detailansicht ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit für individuelle Zeiträume pro Tag, Woche, Monat oder Jahr zu überprüfen und eine detaillierte Analyse durchzuführen. Dies fördert die Transparenz bezüglich der Arbeitszeiten und erleichtert den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Nachverfolgung ihrer geleisteten Arbeitsstunden.
Im Online Mitarbeiterportal können Mitarbeitende verschiedene Arten von Abwesenheitsanfragen stellen. Dazu gehören Urlaubsanträge, die Meldung von (Kinder)Krankheitstagen und die Anfrage zum Abbau von Überstunden.
Diese Abwesenheitsanfragen können dann von einer Leitung überprüft, bestätigt oder abgelehnt werden. Diese Funktion erleichtert die strukturierte und effiziente Verwaltung von Abwesenheiten im Arbeitsbereich.
Durch die digitale Erfassung und Bearbeitung von Abwesenheitsanfragen wird der Prozess transparenter und erleichtert die Kommunikation zwischen den Beschäftigten und der Leitung. Dadurch wird die effektive Verwaltung von Abwesenheitsregelungen in der Organisation unterstützt und eine klare Übersicht über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter gewährleistet.
Im Themenkatalog des Online MitarbeiterPortals werden verschiedene Informationen für die Beschäftigten bereitgestellt. Hierbei sind individuelle Inhalte verfügbar, die durch eine eigene Ordnerstruktur organisiert sind. Eine Suchfunktion erleichtert den Mitarbeitenden den Zugriff auf spezifische Informationen.
Die Vielseitigkeit des Themenkatalogs ermöglicht das Einpflegen und Bereitstellen verschiedener Dateitypen wie Dokumente, Bilder und Videos. Diese Medien können für die Beschäftigten zum Download bereitgestellt werden, um einen einfachen Zugang zu relevanten Ressourcen zu gewährleisten.
Die Kombination aus Struktur, Suchfunktion und Multimediainhalten macht den Themenkatalog zu einer effektiven Wissensplattform, die den Mitarbeitenden den Zugriff auf benötigte Informationen erleichtert und somit die Kommunikation und Informationsbereitstellung innerhalb der Organisation optimiert.
Das Online MitarbeiterPortal kann als App auf einem Smartphone installiert werden.
Diese App bietet den Beschäftigten die Möglichkeit, jederzeit und von überall auf alle Funktionen des Portals zuzugreifen. Dadurch haben sie beispielsweise die Option, ihre Arbeitszeiten zu erfassen oder Informationen im Themenkatalog abzurufen – alles bequem über ihre mobilen Geräte.
Die App schafft eine mobile Plattform, die den Beschäftigten eine flexible Nutzung und Interaktion mit dem MitarbeiterPortal ermöglicht. Dies trägt dazu bei, dass die Mitarbeitenden auch unterwegs stets auf wichtige Informationen zugreifen können und eine unkomplizierte Verwaltung ihrer Arbeitszeit gewährleistet bleibt.
Modul 4: Personalverwaltung & KarrierePortal
Dieses Modul möchten wir in Zukunft noch mit weiteren Funktionen ergänzen.
Die erweiterte digitale Personalakte erleichtert die Datenpflege im Rahmen der Personalverwaltung.
In den jeweiligen Datensätzen der Mitarbeiter lassen sich zudem verschiedene Dokumente, wie z.B. der Arbeitsvertrag hinterlegen.
Um den Überblick zu allen notwendigen Unterlagen der Mitarbeitenden zu behalten, kann individuell definiert werden, welche Dokumente verpflichtend hinterlegt sein müssen – z.B. ein polizeiliches Führungszeugnis. Den jeweiligen Dokumenten kann eine Gültigkeit zugewiesen werden. Über auslaufende Gültigkeiten wird auf der Startseite informiert, ebenso lässt sich auswerten, welche Dokumente fehlen.
Wir haben das Online KarrierePortal entwickelt, um den Bewerbungsprozess für alle Beteiligten so einfach wie möglich zu gestalten.
Auf einer eigenen Homepage, deren Inhalte Sie ganz einfach selber anpassen können, stellen Sie sich als Arbeitgeber vor und können Jobangebote veröffentlichen. Für jede Stelle lässt sich eine eigene Stellenbeschreibung definieren.
Interessierte Bewerber haben dann die Möglichkeit, ihre Bewerbung bequem Online einzureichen. Durch verpflichtende Formularfelder wird sichergestellt, dass Sie alle Informationen, die Sie für den Auswahlprozess benötigen direkt mit der Bewerbung erhalten.
Klicken Sie hier, um ein Beispiel des KarrierePortals zu sehen
Die eingereichten Bewerbungen können Sie im Backend effizient bearbeiten. Behalten Sie den Überblick zu allen Bewerbungen, sortieren Sie die Bewerber nach eigenen Präferenzen, organisieren Sie Bewerbungsgespräche und vieles mehr.
Sie haben sich für einen Bewerber entschieden? Dann lassen sich alle Daten direkt zur Erstellung eines Mitarbeiterdatensatzes übernehmen.