Tipps für Leitungen: OGS Connect im Alltag einführen

In den Schulungen mit unseren Kunden begegnen wir häufig der Frage, wie man als Leitung eine Software wie OGS Connect am besten in bestehende Teams einführt.
Auf diese Frage gibt es keine Pauschalantwort, da jedes Team anders arbeitet. In jeder Einrichtung gibt es feste Aufgaben, Abläufe und Rollen, die oft schon seit vielen Jahren bestehen.
Häufig haben Leitungen daher Sorge, die Mitarbeitenden könnten die Einführung einer Software missverstehen oder gar als Kritik an ihrer bisherigen Arbeit auffassen.

Dem ist natürlich nicht so. Die Implementierung einer Software soll den Mitarbeitenden vor Ort helfen, sie entlasten und sich in bestehende Prozesse einfügen, nicht sie negativ beeinflussen. Da es an dieser Stelle nicht zielführend wäre, Ihnen einen theoretischen Fahrplan zu geben, mit dem Sie die Software irgendwie in Ihrem Team platzieren können, haben wir uns entschieden, Ihnen hier einige Tipps aus der Praxis zur Verfügung zu stellen. Diese können Ihnen helfen, OGS Connect schrittweise und erfolgreich im Alltag Ihrer Einrichtung einzuführen.

Als Leitung Ihrer Einrichtung sind Sie und Ihre Einstellung wegweisend für Ihr Team. Sollten Sie der Einführung eines digitalen Systems kritisch oder gar negativ gegenüberstehen, wird Ihr Team das spüren und vermutlich diese Haltung übernehmen. Die Folge sind dann oft Unsicherheit und Widerstand.

Gehen Sie also positiv an die Sache heran! Die Idee hinter einer Software ist es, die Arbeitsabläufe langfristig zu vereinfachen und das wird sie auch, Sie werden sehen.

Ein gutes Beispiel hierfür ist die Check-In-&-Out-Funktion von OGS Connect. Diese erleichtert das tägliche An- und Abmelden der Kinder. Oft fällt es Mitarbeitenden schwer, sich von ihren Papierlisten zu trennen und sich daran zu gewöhnen, zum Beispiel ein Tablet statt eines Gruppenbuchs zu nutzen. Die Praxis zeigt jedoch: Mit Check-In & Out läuft das tägliche An- und Abmelden tatsächlich einfacher, sicherer und auf Dauer auch schneller.

Je positiver die Leitung hier mit gutem Beispiel vorangeht, die Anwendung vorlebt und Hilfestellung leistet, desto eher probieren auch die Mitarbeitenden die Funktionen aus und erleben erste Erfolgsmomente.

Leitungen von offenen Ganztagsschulen haben meist sehr viel zu tun. Neben der täglichen Arbeit mit den Kindern fordern auch Büroarbeit, Eltern- und Lehrerkontakte täglich ihre Aufmerksamkeit. Da bleibt verständlicherweise wenig Zeit, auch noch eine Software zu erklären und die Mitarbeitenden im Alltag zu begleiten.

Ein Feedback, das wir oft hören und auf das wir gerne mit der Idee der „Experten“ im Team antworten: In jedem Team gibt es in der Regel mindestens eine Person, die gerne mit digitalen Tools arbeitet oder zumindest eine gewisse Affinität dazu mitbringt.

Diese Person(en) können Ihre „Software-Experten“ werden. Sprechen Sie sie gezielt an und bitten Sie um Unterstützung bei der Einführung. So können Sie die Implementierung direkt und indirekt begleiten, ohne Sorge, jemanden zu vernachlässigen. Einige unserer Kunden beziehen ihre Experten bereits bei Schulungen ein, andere bilden standortübergreifende Teams, um die nachhaltige Nutzung der Software sicherzustellen.

Ein gutes Beispiel: Das Mitarbeiterportal von OGS Connect. Darüber lassen sich Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Zeiterfassung digital abbilden. Mitarbeitende mit weniger technischer Affinität haben oft Sorge, etwas „kaputtzumachen“. Hier sind die Experten im Team besonders hilfreich. Insgesamt zeigt sich in der Praxis: Eine Einführung mit Experten verläuft deutlich reibungsloser und motivierender.

In unserem Blogbeitrag „Einführung digitaler Systeme im Ganztag“ haben wir bereits beschrieben, in welchen Schritten eine Software wie OGS Connect optimal eingeführt werden kann, um Überforderung zu vermeiden.
Die Sorge vor Überlastung und daraus resultierender Ablehnung ist unter Leitungen des offenen Ganztags ein häufig geäußerter Punkt. Unsere Empfehlung: Starten Sie mit ausgewählten Funktionen, mit denen sich der Alltag bereits gut abbilden lässt.

Ein Beispiel: Der Einstieg über Check-In & Out sowie die Kinderdatensätze. Schon diese beiden Funktionen ermöglichen es, viele alltägliche Aufgaben zu erledigen, auch ohne tiefere Menükenntnisse.

Die Mitarbeitenden können Kinder an- und abmelden, Fehlzeiten vermerken und über die Kinderdatensätze wichtige Informationen wie Telefonnummern einsehen. Die Software kann so klassische Gruppenbücher rasch ersetzen ohne zu überfordern.

Und wenn doch mal etwas schiefläuft: Sie als Leitung behalten die Kontrolle und können zum Beispiel in der Belegungsliste nachträglich Korrekturen vornehmen ohne Ihre Mitarbeitenden zu entmutigen.

„Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen!“
Das gilt auch für die Nutzung neuer digitaler Systeme. Nehmen Sie sich und Ihrem Team den Druck und begreifen Sie die Einführung eher als Chance zur gemeinsamen Weiterentwicklung.

Wenn Sie OGS Connect schrittweise einführen, lassen sich kleine Rituale im Arbeitsalltag verankern, die den Austausch im Team fördern.
Ein Beispiel: Ein wöchentliches Check-up im Teammeeting, bei dem offen über Fortschritte, Rückschritte oder Wünsche gesprochen wird.

Hier schließt sich der Kreis zu Tipp Nummer 1: Ihre Offenheit und Ihre Vorbildrolle sind entscheidend. Teilen auch Sie Ihre Erfahrungen das ermutigt Ihr Team, ebenfalls ehrlich und konstruktiv über ihre Erlebnisse zu sprechen. Vielleicht ergeben sich daraus sogar neue Lösungsansätze oder gegenseitige Unterstützungsmöglichkeiten.

Eine gute Software sollte sich möglichst gut in bestehende Prozesse integrieren lassen. Dennoch kann es vorkommen, dass Sie bei der Einführung feststellen, dass gewisse Abläufe nicht optimal mit der Software harmonieren.

Unser Rat: Hinterfragen Sie sowohl bestehende Abläufe als auch die Funktionen der Software kritisch. In unserem Blogbeitrag zum Thema „Prozessoptimierung im Ganztag mit dem PDCA Zyklus“ erfahren Sie mehr über die Idee der kontinuierlichen Prozessoptimierung ein Konzept, das sich hervorragend im Alltag einer Ganztagsschule anwenden lässt.

Ein häufig genanntes Beispiel: Stressige An- und Abmeldesituationen, wenn viele Kinder gleichzeitig ankommen. Hier den Überblick zu behalten, ist eine echte Herausforderung insbesondere bei der Einführung eines neuen Systems wie OGS Connect.

Ein gelungenes Praxisbeispiel: Eine Einrichtung hat ihren Anmeldeprozess in ein kleines Ritual verwandelt.
Die Kinder versammeln sich nach Schulschluss an festen Treffpunkten und gehen gemeinsam mit den Mitarbeitenden die Anwesenheitsliste durch zum Beispiel im Aktionsraum, auf dem Bauteppich oder in der Mensa. Dabei wird der digitale Check-In gleich mit einem pädagogischen Impuls verknüpft: Die Kinder erzählen, wie sie sich fühlen („sonnig“, „wolkig“, „blitzig“).
So entsteht ein Moment der Ruhe, Struktur und Wertschätzung unterstützt durch die digitale Lösung.

Natürlich sind die hier genannten Beispiele nicht auf jede Einrichtung eins zu eins übertragbar. Vielleicht erkennen Sie sich und Ihr Team in einzelnen Beschreibungen wieder. Wir möchten Sie herzlich dazu einladen, bei der Einführung von OGS Connect einfach auszuprobieren, was zu Ihnen passt.

Sie sind als Leitung die Expertin oder der Experte für Ihr Team und wissen am besten, wie Ihre Mitarbeitenden „ticken“.

Wir freuen uns sehr, mit Ihnen in den Austausch zu kommen, Ihre Fragen zu beantworten und besonders darüber, wenn Sie uns von einem positiven Erlebnis oder einem gelungenen Beispiel berichten. Schreiben Sie uns dafür gerne eine E-Mail!

Bis dahin wünschen wir Ihnen viel Erfolg bei der Einführung der Software im Alltag.
Auf unserem Blog finden Sie viele weitere Beispiele, die Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützen.
Klicken Sie sich gerne einmal durch!

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