Prozessoptimierung im Ganztag mit dem PDCA Zyklus

Die offene Ganztagsbetreuung (OGS) stellt einen zentralen Bestandteil der schulischen Bildungs- und Betreuungslandschaft dar. Die Anforderungen an Qualität, Struktur und Effizienz in der pädagogischen Arbeit wachsen kontinuierlich. Durch den Rechtsanspruch im Jahr 2026 bereiten sich aktuell viele Träger und Einrichtungen strukturell auf die wachsenden Anforderungen vor.

Hierfür ist es wichtig, die eigenen Prozesse kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls zu optimieren. Um diesen Herausforderungen systematisch zu begegnen, bietet der PDCA-Zyklus – ein etabliertes Instrument aus dem Qualitätsmanagement – eine praktikable und wirksame Grundlage für die kontinuierliche Prozessoptimierung. Doch was ist der PDCA Zyklus und wie kann er angewendet werden?

Der PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act), auch bekannt als Deming-Zyklus, beschreibt einen iterativen Vier-Phasen-Prozess, mit dem Abläufe überprüft, angepasst und nachhaltig verbessert werden können:

Plan

In dieser Phase werden bestehende Prozesse analysiert, Ziele definiert und konkrete Maßnahmen zur Verbesserung entwickelt. In der OGS können dies zum Beispiel die Optimierung der Hausaufgaben-betreuung, die Verbesserung der internen Kommunikation oder die stärkere Einbindung der Kinder in die Tagesstruktur sein.

Do

Die geplanten Maßnahmen werden im begrenzten Rahmen umgesetzt – möglichst praxisnah und ergebnisoffen. Dabei können unterschiedliche methodische Ansätze zur Anwendung kommen.

Check

Die Umsetzung der Maßnahmen wird systematisch ausgewertet: Haben sich die angestrebten Verbesserungen realisiert? Welche Rückmeldungen gibt es von Kindern, Eltern und Mitarbeitenden? Je nach Fragestellung können qualitative wie quantitative Methoden (z. B. Befragungen, Feedbackrunden, kurze Evaluationen) zur Anwendung kommen.

Check

Auf Basis der Ergebnisse wird entschieden, ob und in welcher Form die Maßnahme dauerhaft etabliert wird. Gleichzeitig bildet diese Phase den Übergang in eine neue Planungsrunde – der Zyklus beginnt erneut.

Um eine geplante Verbesserung bestehender Prozesse umsetzen zu können, kann man auf verschiedene Methoden zurückgreifen. Die wohl bekanntesten und gängigsten Methoden sind hierbei das Pilotprojekt, Workshops oder Fortbildungen und die Digitalisierung der Abläufe und Prozesse.
Doch wie können diese Methoden beispielhaft angewendet werden?

Pilotprojekte

Ein Pilotprojekt setzt man in einem Teilbereich um. Man erprobt, ob etwas gut funktioniert und sichert sich ab. Gerade in großen Systemen, zum Beispiel ein Träger mit vielen Einrichtungen, kann dies hilfreich sein, um Prozesse nachhaltig, aber auch behutsam zu ändern. Eine neue Struktur für die Nachmittagsgestaltung kann beispielsweise zunächst in einer oder zwei Einrichtungen erprobt werden. So können alle Akteure Erfahrungen sammeln und die Struktur im Nachhinein stressfrei in allen anderen Einrichtungen einführen.

Workshops & Fortbildungen

Workshops und Fortbildungen eignen sich besonders, um die Qualifizierung der Teams und Mitarbeitenden kontinuierlich zu verbessern. Hierbei kann man von einer Verbesserung von „innen nach außen“ sprechen. Die Personen erhalten so gezielte Qualifizierungsmaßnahmen, zum Beispiel zur Gesprächsführung mit Eltern oder zur Konfliktlösung unter Kindern. So können Prozesse längerfristig vereinfacht oder optimiert werden. Auch die Qualität der Arbeit verbessert sich dabei, was letztlich zu einer Wechselwirkung führt. Wenn die Qualität des Inputs steigt – steigt auch die Qualität des Outputs.

Digitalisierung

Durch die Digitalisierung von bestehenden oder neuen Prozessen, lassen sich Ressourcen effizienter einsetzen und die Qualität der angebotenen Leistungen kann zunehmend steigen. Hierbei ist es wichtig, die Prozesse, welche digitalisiert werden sollen, genau zu analysieren. Durch den Einsatz digitaler Plattformen, können zum Beispiel komplexe Abläufe in großen Einrichtungen genormt und standortunabhängig dargestellt sowie vernetzt werden. Ein bekanntes Tool im Ganztagsbereich ist zum Beispiel OGS Connect.

OGS Connect ist eine digitale Plattform, die vielfältige Funktionen für die Organisation und Kommunikation in offenen Ganztagseinrichtungen bietet. Die Software ist individualisierbar, so können die Funktionen optimal auf die Prozesse der Einrichtungen abgestimmt werden. Die Software passt sich der Praxis an und unterstützt die Nutzenden dabei, alles im Blick zu behalten. In der Do-Phase kann eine Einrichtung gezielt einzelne Module der Plattform testen, etwa die digitale Anwesenheitsdokumentation oder den Einsatz der Elternkommunikation über ein zentrales Dashboard. Hierdurch können im Rahmen der projektartigen Implementierung der Software die bestehenden Prozesse optimiert und die Qualität der Arbeit und Leistungen nachhaltig verbessert werden.

Ausgangslage

In einer offenen Ganztagseinrichtung zeigte sich, dass die tägliche Abholsituation zunehmend unübersichtlich wurde. Unterschiedliche Abholzeiten, wechselnde Bezugspersonen und spontane Änderungen führten zu Unsicherheiten im Team.

Es bestand die Gefahr, dass Kinder zu früh, durch unberechtigte Personen oder ohne dokumentierte Übergabe die Einrichtung verließen. Dies führte nicht nur zu erhöhtem organisatorischem Aufwand, sondern auch zu Risiken in Bezug auf Aufsichtspflicht und Kindesschutz.

Plan

Ziel ist die Verbesserung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit beim Check-In und Check-Out der Kinder. Geplant ist der Einsatz eines digitalen Systems zur lückenlosen Dokumentation und klaren Übersicht über An- und Abwesenheiten.

Do

In einer Pilotphase wird die digitale Check-In & Check-Out-Funktion von OGS Connect eingeführt. Über mobile Endgeräte oder stationäre Tablets wird dokumentiert, wann ein Kind gebracht oder abgeholt wird – inklusive der jeweils autorisierten Personen. Änderungen in der Abholberechtigung können tagesaktuell durch Eltern über die App eingetragen und vom pädagogischen Personal eingesehen werden.

Check

Nach einigen Wochen zeigt sich eine deutliche Entlastung im Alltag: Das pädagogische Team berichtet von klareren Abläufen, reduzierter Fehleranfälligkeit und mehr Sicherheit. Eltern schätzen die Transparenz und die Möglichkeit, flexibel auf Änderungen reagieren zu können. Besonders in größeren Einrichtungen mit vielen Kindern wird die digitale Lösung als erhebliche Unterstützung wahrgenommen.

Act

Auf Basis der positiven Rückmeldungen wird die digitale Abholorganisation mit OGS Connect dauerhaft eingeführt. Die gewonnenen Erkenntnisse werden genutzt, um auch weitere Prozesse – wie Ferienanmeldungen oder AG-Teilnahmen – digital abzubilden und somit die Gesamtorganisation weiter zu verbessern.

Dieses Beispiel verdeutlicht, wie der gezielte Einsatz digitaler Werkzeuge in Verbindung mit dem PDCA-Zyklus nicht nur zur Effizienzsteigerung, sondern vor allem auch zur Qualitätssicherung und -entwicklung in der offenen Ganztagsbetreuung beitragen kann. Digitale Lösungen wie OGS Connect ermöglichen transparente, nachvollziehbare und sichere Prozesse – und schaffen somit wertvolle Freiräume für das Wesentliche: die pädagogische Arbeit mit den Kindern.

Der PDCA-Zyklus bietet für Einrichtungen der offenen Ganztagsbetreuung eine fundierte und praxisorientierte Methode zur systematischen Optimierung der Prozesse. Durch das strukturierte Vorgehen können Prozesse nicht nur verbessert, sondern auch nachhaltig im Alltag verankert werden. Der gezielte Einsatz von Methoden wie Pilotprojekten, Fortbildungen oder digitalen Lösungen – wie etwa OGS Connect – unterstützt die praktische Umsetzung und stärkt die Professionalisierung der OGS-Arbeit. So wird Qualität nicht nur geplant, sondern auch gelebt.
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