OGS Connect im Alltag der Verwaltung

OGS Connect ist eine intuitive Software, die im Fachbereich der Ganztagsschulen sowohl in den pädagogischen Teams vor Ort als auch im Alltag der Verwaltung genutzt werden kann. Ziel der Software ist es, die bestehenden Prozesse im Alltag der Ganztagsschulen und Träger so abzubilden, dass die Komplexität minimiert und die Abläufe für die Beschäftigten vereinfacht werden – sodass sie möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen. Wo zuvor mehrere Stunden Arbeit investiert werden mussten, sollen mit OGS Connect Funktionen etabliert werden, die aus Stunden Minuten machen. „Aus der Praxis, für die Praxis“ ist dabei unser Motto für die Entwicklung der Funktionen, denn diese sind alle in der Praxis entstanden und werden aus dieser Perspektive kontinuierlich weiterentwickelt.

Oft wird uns die Frage gestellt, wie man sich diese digitalen Lösungen konkret in der Praxis vorstellen kann.

In unserem letzten Beitrag „OGS Connect im pädagogischen Alltag“ haben wir diese Frage anhand eines typischen Tagesablaufs einer offenen Ganztagsschule beantwortet. Die Arbeit in der pädagogischen Praxis bildet jedoch nur einen Teil der Funktionen , die OGS Connect im Alltag der Verwaltung auszeichnen. Um Ihnen einen tieferen Einblick zu ermöglichen, möchten wir Ihnen hier einen Blick aus einer anderen Perspektive zeigen: der Jahresplanung einer OGS aus Sicht der Verwaltung.

Besonders im Hinblick auf den Rechtsanspruch im Ganztag, der voraussichtlich zum Schuljahr 2026/27 in Kraft treten soll, werden die Prozesse in den Einrichtungen und auf der Verwaltungsebene – zum Beispiel in der Personalabteilung, der Buchhaltung oder im Qualitätsmanagement – immer komplexer. Zwar sind viele der bestehenden Ganztagsschulen in den letzten Jahren erheblich gewachsen, dennoch ist ein weiteres Wachstum zu erwarten. Experten gehen davon aus, dass sich die Auslastung der Einrichtungen auf ca. 80 % der Kinder, die die jeweilige Schule besuchen, erweitern wird. Mit der Auslastung wird auch die Dichte der Daten steigen, die kontinuierlich verarbeitet und gespeichert werden muss. Die Idee dabei ist einfach und wirksam: Daten, die optimal geschützt sind und dennoch von allen Personen eingesehen und bearbeitet werden können, die mit ihnen arbeiten sollen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen den beispielhaften Jahresablauf eines Trägers* vor, der mehrere Ganztagsschulen an verschiedenen Standorten betreibt.

Der Träger „Sonnen Kind e.V.“ unterhält derzeit drei Ganztagsschulen in der ansässigen Kommune. Jede dieser Schulen betreut zwischen 150 und 300 Kinder, sodass der Träger aktuell insgesamt 800 Kinder aus 720 Familien betreut. 65 Personen sind in den Einrichtungen beschäftigt, darunter jeweils zwei in der Doppelspitze der Leitung. Es arbeiten dort diverse Personen mit unterschiedlichen Stundenmodellen – von studentischen Hilfskräften bis hin zu Fachkräften im Ganztagsbereich, von Vollzeitkräften bis zu Minijobbern. Fünf Beschäftigte teilen sich den Verwaltungsbereich der Ganztagsschulen, davon zwei im Controlling, zwei im Personalmanagement und eine Person im Qualitätsmanagement.

Die Einrichtungen sind an die Gegebenheiten der jeweiligen Schulen angepasst, arbeiten jedoch im Rahmen einer übergreifenden Konzeption, die sich an der Satzung für Betreuungsangebote im Grundschulbereich orientiert. Der Träger verzeichnete in den letzten Jahren einen großen Anstieg der Betreuungsanfragen und erwartet im Zuge des Rechtsanspruchs ein exponentielles Wachstum der Einrichtungen. Da die ganzheitliche Bearbeitung der Daten zunehmend komplexer wird, hat sich der Vorstand des Trägers „Sonnen Kind e.V.“ dazu entschieden, eine digitale Lösung einzuführen, die die genannten Akteure im Bereich der Ganztagsschulen intern vernetzt. Der Träger erhofft sich dadurch eine Zeitersparnis in den einzelnen Abteilungen sowie eine Steigerung der Zufriedenheit sowohl der Beschäftigten als auch der Familien.

Zu Beginn des zweiten Schulhalbjahres 2024 kündigte der Träger die Veränderung und Einführung der Software intern sowie auf seiner Homepage und in den Elternräten der Einrichtungen an. Die Software soll mit der Anmeldung für das Schuljahr 2024/25 eingeführt werden und zu Beginn des neuen Schuljahres, im Sommer 2024, aktiv genutzt werden. Im April beginnt nach der Schulung des Verwaltungsteams durch das Team von OGS Connect die aktive Arbeit mit der Software auf der Verwaltungsebene…

*Der Träger sowie alle mit ihm verbundenen Daten sind fiktiv.

Die Verwaltung informiert die Leitungsteams der Einrichtungen darüber, dass ab dem 20.04.2024 die Online-Anmeldung bei den jeweiligen Einrichtungen startet. Die Eltern wurden vorab durch Aushänge darauf hingewiesen, dass die Anmeldung bald beginnt. Die Familien der Schulanfänger wurden bereits bei der Schulanmeldung informiert.

Der Link zur Anmeldung wird am 20.04.2025 auf der Homepage des „Sonnen Kind e.V.“ veröffentlicht. Die Familien haben nun bis zum 20.05.2025 Zeit, sich online bei der jeweiligen Einrichtung anzumelden. Die einzelnen Anmeldeformulare unterscheiden sich je nach Einrichtung hinsichtlich der wählbaren Module und Mindestbuchungen. Verschiedene Daten werden direkt in der Anmeldung abgefragt, beispielsweise eine Arbeitgeberbescheinigung, das SEPA-Mandat oder andere wichtige Informationen. Auch abholberechtigte Personen, Abholzeiten und Allergien müssen angegeben werden.

Die Anmeldung ist so konzipiert, dass bestimmte Angaben zwingend hinterlegt werden müssen, um die Anmeldung zu speichern. Um die Anmeldung abschließen zu können, müssen die Eltern den Inhalten des späteren Betreuungsvertrags in Form von AGB zustimmen. Die Anmeldungen werden automatisch auf die Vormerkliste der OGS-Connect-Version des „Sonnen Kind e.V.“ übertragen und den jeweiligen Standorten zugeordnet.

Am 20.05.2024 endet die Anmeldephase offiziell. Die Einrichtungen verzeichnen einen erneuten Anstieg der Anmeldungen.

Da Kinder anhand verschiedener Kriterien ausgewählt und priorisiert werden müssen, müssen nun die Vormerkliste bearbeitet werden. Die Einrichtungen arbeiten nach festen Kriterien, weshalb mehrere Personen gleichzeitig an einer Liste arbeiten können. Die Leitungen teilen sich die Listen auf und bearbeiten diese digital. Für die angenommenen Kinder wird direkt in OGS Connect ein Vertrag erstellt. Dieser wird automatisch im jeweiligen Datensatz der Kinder hinterlegt, sodass die Daten, die von den Eltern bei der Anmeldung angegeben wurden, zu einem vollständigen Datensatz verarbeitet werden, der dann in der Kinderliste der jeweiligen Einrichtung abgerufen und bei Bedarf bearbeitet werden kann. Die Beschäftigten im Controlling können ebenfalls automatisch auf die Daten zugreifen und die Zahlungsarten verarbeiten.

Über Förderungen, die bis zum Schuljahresbeginn auslaufen, werden die Mitarbeitenden automatisch benachrichtigt, sodass diese erneut eingefordert werden können. Das Controlling kann außerdem mit der Auswertung der Zahlen beginnen und die Daten als Nachweis an die Kommune übermitteln. Die Auswertungen erfolgen ebenfalls automatisch und können zum Beispiel als Excel-Datei weiterverarbeitet werden. Viele Ämter, aber auch die Schulverwaltungen selbst, arbeiten mit Excel oder Programmen, die sich mit diesen Dateien füllen lassen, was einen großen Vorteil für alle Beteiligten bietet.

Im Juni werden die Verträge finalisiert und von der Verwaltung digital im Online ElternPortal hinterlegt. Außerdem werden die ersten Daten und Informationen vom Controlling und den Leitungen in das ElternPortal eingespeist, sodass dieses rechtzeitig einsatzbereit ist. Bereits Anfang des Jahres wurde ein Elternabend angekündigt, bei dem das ElternPortal und OGS Connect vorgestellt werden sollen. Die Elternabende finden gegen Ende Juni an jedem Standort statt. Die Eltern erhalten an diesem Tag ihre Zugangsdaten für das ElternPortal per E-Mail. Einige Funktionen, wie etwa die Buchungsänderungsanfragen und die Anmeldung zur Ferienbetreuung, sind noch deaktiviert. Die Eltern können sich auf dem Elternabend über ihr Smartphone im ElternPortal einloggen und ihre Verträge einsehen. Ihnen wird das weitere Vorgehen erklärt, ebenso wie die Regeln der Einrichtungen und die erwünschte Kommunikationsform über die Plattform.

Im Juli endet das Schuljahr. Aufgrund der Auswertungen der Anmeldungen konnten die Einrichtungen und das Personalmanagement bereits mit der Personalplanung beginnen. Die Zuständigkeiten und Rollen der einzelnen Mitarbeitenden stehen fest, und die Inhalte können in der ersten Woche der Sommerferien erarbeitet werden. Währenddessen beginnt das Personalmanagement, die Daten der Beschäftigten in das System zu übertragen. Zum 01.08.2024 verändern sich viele Verträge, beispielsweise in den Stundenumfängen. Die Daten können passgenau eingegeben werden, ebenso wie noch offene Überstunden und besondere Regelungen für Urlaubstage oder Arbeitswochen. Sollte dem Personalmanagement auffallen, dass bei einigen Mitarbeitenden noch Dokumente fehlen – wie zum Beispiel ein aktueller Nachweis des Masernschutzes oder ein Führungszeugnis – können diese ebenfalls im MitarbeiterPortal hinterlegt werden, sodass dies über die Sommerferien nicht in Vergessenheit gerät.

Die Mitarbeitenden erhalten ab Ende August Zugriff auf ihren Zugang von OGS Connect. Hierzu wurden entsprechende Dienstvereinbarungen und Rahmenbedingungen mit der MAV vereinbart.

Für die letzte Woche der Sommerferien ist eine Schulung für die Mitarbeitenden angesetzt, um sie in die Zeiterfassung und das MitarbeiterPortal von OGS Connect einzuführen. Hier wird auch die praktische Arbeit mit der Software anhand von Beispielen besprochen. Mitte August startet dann die Schule, und die Arbeit mit den Familien und Kindern kann beginnen.

Die Belegungslisten, Abholzeiten, Gruppen und alle wichtigen Informationen zu den Kindern wurden bereits von den Leitungsteams und der Verwaltung hinterlegt. Damit kann die Arbeit direkt starten, und auch der Austausch mit den Familien über das ElternPortal wird möglich. Einige Eltern interessieren sich für die täglichen Abläufe der Gruppen, weshalb diese Informationen im FAQ-Bereich der jeweiligen Einrichtung hinterlegt werden, ebenso wie die jeweiligen Hausregeln. Gegen Ende August erhalten die Familien im ElternPortal eine Nachricht, dass die Anmeldungen für die AGs beginnen. Die Eltern können nun Plätze für ihre Kinder anfragen, die Bestätigung erfolgt automatisch durch die zuständigen Mitarbeitenden, und die Abrechnung wird über das Controlling abgewickelt.

Zum Monatsende wird dann die erste Abrechnung der Betreuungskosten über das System erstellt. Das Controlling kann mit wenigen Klicks die Rechnungen erstellen und versenden. Außerdem wird eine CSV-Datei exportiert, damit die Buchhaltung die Daten weiterverarbeiten und die Kosten per SEPA Lastschriftverfahren bei den Eltern eingezogen werden können. Auf diese Weise ist die Abrechnung einer gesamten Einrichtung in kürzester Zeit erledigt.

Im September findet der Elternsprechtag statt, zu dem Eltern zu Gesprächen eingeladen werden oder diese anfragen können. Die Nachrichtenfunktion von OGS Connect wird für die Organisation und Kommunikation genutzt. Während der Gespräche werden Notizen der Mitarbeitenden sowie die Betreuungszeiten aus den Datensätzen der Kinder als Grundlage genutzt.

Zielvereinbarungen können in OGS Connect hinterlegt werden, sodass sowohl Eltern als auch Mitarbeitende jederzeit darauf zugreifen können. Diese Transparenz ermöglicht es, die Entwicklung der Kinder optimal nachzuvollziehen. Auch die Verwaltungsebene hat Zugang zu den Daten und kann diese nutzen, um beispielsweise das Qualitätsmanagement zu unterstützen. Sollte es nötig sein, kann diese Dokumentation auch als rechtliche Grundlage für eine vorzeitige Beendigung eines Betreuungsvertrages dienen. Im September startet ebenfalls die Anmeldung für die Ferienbetreuung im Elternportal. Die Eltern können sich aus verschiedenen Angeboten das passende auswählen und ihre Kinder dafür anmelden. Diese Anmeldungen werden von den Leitungen bestätigt und durch das Controlling abgerechnet.

Im Oktober beginnen die Herbstferien. Das Personalmanagement hat die Mitarbeitenden bereits zu ihren Diensten eingeteilt und den Plan im Themenkatalog der Einrichtungen hinterlegt. Die Mitarbeitenden können dem Plan entnehmen, wann sie Urlaub oder Überstunden nehmen sollten. Diese Anfragen werden vom Personalmanagement in Zusammenarbeit mit den Leitungen freigegeben. Zudem wurden die Teams angehalten, sich in den Ferien mit verschiedenen Fortbildungsinhalten zu beschäftigen. Wann sie das tun, können sie selbstständig entscheiden, doch es wurde ein ungefähres Zeitfenster dafür festgelegt. An dem Tag, an dem sich Mitarbeitende die Inhalte anschauen, können sie die Arbeitszeit über ihr Smartphone starten und nach dem Schauen beenden. Das Qualitätsmanagement kann im Überblick sehen, wie viele Mitarbeitende sich für die Fortbildung Zeit genommen haben.

Im November veröffentlicht das Personalmanagement einen Newsbeitrag im Eltern- und MitarbeiterPortal, um die Schließzeiten zwischen den Feiertagen anzukündigen. Auch wird eine letzte Überprüfung der Nachweise für die Förderung vorgenommen. Die Familien werden rechtzeitig informiert, um zu gewährleisten, dass die Abrechnung der Betreuungsbeiträge weiterhin reibungslos verläuft.

Im Dezember erfolgt die abschließende Verrechnung der restlichen Urlaubstage der Mitarbeitenden. Das Personalmanagement kann diese einfach aus OGS Connect entnehmen und damit weiterarbeiten. Die Abrechnungen erfolgen reibungslos und das Jahr wird entspannt abgeschlossen.

Im Januar starten die Mitarbeitenden in das neue Beschäftigungsjahr. Sie planen ihren Urlaub und beantragen Fortbildungstage, die in Zusammenarbeit mit dem Personalmanagement und den Leitungen genehmigt werden. Auch die Schließzeiten und Ferienbetreuungen der Ganztagsschulen werden nun über das MitarbeiterPortal bekanntgegeben, damit die Teams diese bereits einplanen können. Das Qualitätsmanagement stellt zudem einen Schulungsplan im Themenkatalog zur Verfügung, sodass die Mitarbeitenden sich für Fortbildungstermine anmelden können.

Das erste Halbjahr endet. In den letzten zwei Wochen vor dem Beginn des neuen Halbjahres haben die Familien die Möglichkeit, Buchungsänderungsanfragen zu stellen, um die Module und Betreuungszeiten für das kommende Halbjahr anzupassen. Die Anfragen werden von den Leitungsteams zu Beginn des nächsten Monats bestätigt und anschließend automatisch in den Rechnungsdaten angepasst. Auf diese Weise kann die Abrechnung auch im kommenden Monat ohne großen Mehraufwand erfolgen, und die Einrichtungen können flexibel auf die Bedürfnisse der Familien reagieren.

Im März finden die Mitarbeiterjahresgespräche statt. Das Personalmanagement und die Leitungen veröffentlichen die entsprechenden Listen der Gespräche im Themenkatalog des MitarbeiterPortals. Diese Gespräche werden hauptsächlich in den Randzeiten der Betreuung durchgeführt, um Mitarbeiterausfälle zu minimieren. Die Gespräche werden dokumentiert und in den Mitarbeiterakten hinterlegt.

Im April starten die Anmeldungen für das Schuljahr 2025/26. In der Satzung der Kommune gab es eine Änderung: Alle Kinder, die im Schuljahr 2024/25 einen Platz erhalten haben, sollen nun automatisch übernommen werden. Das Verwaltungsteam ändert daraufhin die Vertragsdaten der Bestandskinder, sodass die Laufzeiten im System verlängert werden. Die Eltern werden über das ElternPortal informiert, dass Buchungsänderungsanfragen für das kommende Schuljahr im Juli 2025 gestellt werden können. Ein Elternabend wird ebenfalls angekündigt.

Wie jedes Jahr endet die Anmeldefrist für das neue Schuljahr gegen Ende Mai. Das Auswahlverfahren beginnt, und für die angenommenen Kinder werden erneut Verträge erstellt. Die Eltern werden zu einem Elternabend eingeladen, und der gesamte Prozess verläuft genauso wie im vorherigen Jahr. Aufgrund der hohen Anmeldezahlen beschließt der Träger, neue Mitarbeitende einzustellen. Das Online KarrierePortal von OGS Connect wird genutzt, um eine Stellenanzeige zu erstellen und auf der Homepage des Trägers zu veröffentlichen. Die Bewerbungen werden über eine Landingpage abgewickelt, die direkt mit dem Bewerbermanagement verknüpft ist. Das Personalmanagement und die Einrichtungsleitungen können die Bewerber auswählen, Interviews führen und die neuen Mitarbeitenden einstellen. Das Onboarding erfolgt im Themenkatalog der Einrichtungen, sodass die Einarbeitung reibungslos verläuft.

OGS Connect bietet eine umfassende Lösung für die Optimierung der Prozesse in Ganztagsschulen und Verwaltungsebenen. Die Software passt sich individuell an die Bedürfnisse der einzelnen Schulen und Träger an und ermöglicht eine effiziente Verwaltung der zahlreichen Aufgaben und Daten. Durch maßgeschneiderte Anpassungen, regelmäßige Schulungen und kontinuierlichen Support wird OGS Connect zum unverzichtbaren Werkzeug für die Arbeit in Ganztagsschulen. Auch große und kleine Träger können gleichermaßen von den Funktionen profitieren. Vom Chaos zur Kontrolle – mit OGS Connect wird das möglich.

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