Management im Ganztag

Das Management im Ganztag ist, mit Blick auf den Rechtsanspruch im Schuljahr 2026/27, ein wichtiges Thema, das genauer betrachtet werden sollte. Kein pädagogischer Bereich ist so vielfältig und flexibel wie der der Ganztagsschulen. Oft sind die Einrichtungen ebenso groß wie die Teams und die damit verbundene Organisation.

„OGS darf keine Glückssache sein“, forderte die freie Wohlfahrtspflege NRW bereits 2017. Heute ist diese Aussage aktueller denn je. Es braucht klare Rahmenbedingungen, um den mittlerweile riesigen Bereich zu strukturieren. Aufgrund der verschiedenen Schulkonzepte und kommunalen Vorgaben, gibt es allerdings viele differente Rahmenbedingungen und somit kein „Allheilmittel“ für die OGS. Trotz des häufigen Wunsches nach einem einfachen Gesamtkonzept ist dies daher nahezu unmöglich.

Die Realität zeigt: Ein wesentliches Merkmal des Ganztags ist die ständige Bewegung und Entwicklung. Es braucht kluge Köpfe und enge Zusammenarbeit, um das Bestmögliche für alle Beteiligten zu erreichen. Betrachtet man die Struktur und das perspektivische Ziel des Ganztags fachlich, so lässt sich folgende Schlussfolgerung zusammenfassen: Es braucht ein System, das es ermöglicht, komplexe Prozesse, multiple Bedürfnisse, Variablen und die verschiedensten Ressourcen zu erfassen und zu verwalten.

Doch was bedeutet das in der Praxis?

Zu einer guten OGS gehört vor allem gutes Management.
Täglich müssen verschiedenste Informations- und Datenmengen verarbeitet werden. Es muss sichergestellt werden, dass jedes Kind versorgt ist, dass alle Kinder ihr Mittagessen erhalten, ihre Hausaufgaben erledigen und Zusatzinformationen wie z.B. Abholzeiten an den richtigen Stellen verarbeitet werden.

Die wenigsten Menschen denken an die Hintergrundprozesse, die in einer pädagogischen Einrichtung ablaufen, wenn sie an die Betreuung von Kindern denken. Doch der Verwaltungsaufwand betrifft inzwischen jede Person im pädagogischen Kontext. Es beginnt beim Management der Abholsituationen und endet bei der Abrechnung der Betreuungsangebote. All diese täglichen Vorgänge müssen auf verschiedenen Ebenen berücksichtigt und bearbeitet werden.

Der Begriff „Management“ stammt von den lateinischen Wörtern „manu magere“ und bedeutet „an der Hand führen“. Wie man die Kinder an der Hand führt, so führt man auch das System. Das eine geht nicht ohne das andere, weshalb Management im OGS-Bereich von großer Bedeutung ist. Es garantiert nicht nur den sicheren Ablauf des Alltags, sondern auch die Sicherheit der Kinder, Beschäftigten und der pädagogischen Qualität.
Management bedeutet, sich mit bestehenden Strukturen auseinanderzusetzen und diese kontinuierlich zu verbessern.
Ziel ist es, die Prozesse und Rollen so zu steuern, dass sie das effizienteste Ergebnis erzielen können.
Effizienz kann in diesem Kontext viele Formen annehmen, z.B. eine effizient geplante Dienstzeit, eine reibungslose Anmeldung der Kinder oder minimierte Bürozeiten einer Leitung, die mit einer halben Stelle in der Gruppenbetreuung tätig ist.

Im Wesentlichen geht es also darum, die Prozesse, die den Alltag einer OGS bestimmen, so zu gestalten, dass sie möglichst wenig Aufwand erzeugen. Die Beschäftigten sollten feste Strukturen haben und „Werkzeuge“, die ihnen helfen, diese Strukturen einzuhalten. Wichtig ist dabei das gesunde Mittelmaß.
Es ist zwar wichtig, einer Einrichtung, ebenso wie einem Team feste Strukturen zu geben, dennoch benötigen die Beschäftigten und die Kinder Freiräume, in denen sie sich entfalten können.

Ebenso wie die Größe der meisten Ganztagsschulen eine Herausforderung ist, ist es auch der Anspruch an situative Reaktionen im Alltag. Plötzliche Veränderungen, wie ausfallende Stunden oder spontane Änderungen der Tagesabläufe durch familiäre Umstände, prägen den Alltag. Auch diese Dinge müssen im täglichen Ablauf gemanagt werden. Die Koordination dieser Anforderungen ist die eine Herausforderung; die andere ist es, die entstehenden Informationen zielgerichtet zu verteilen.

Wir sprechen hier von personenbezogenen und sensiblen Daten, die schnell durch das Gebäude transportiert werden müssen. Zettelwirtschaft ist daher nicht zu empfehlen. Wenn die Einrichtungen und Beschäftigten dabei z.B. von digitalen Tools unterstützt werden, erhöht dies die Sicherheit und Effizienz deutlich.
Ein gut funktionierendes Prozessmanagement kann zur Zufriedenheit aller Beteiligten beitragen und die Qualität der pädagogischen Arbeit sowie der Einrichtungen erheblich verbessern.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Managements einer OGS ist das Teammanagement. Es beginnt beim Personalmanagement in der Verwaltung und reicht bist zur konzeptionellen Weiterentwicklung des Teams.

Besonders im Bereich der Ganztagsschulen sind die Teams multiprofessionell: Fachkräfte wie SozialarbeiterInnen, ErzieherInnen und KinderpflegerInnen arbeiten mit fachfremden Kräften zusammen, die oft Kompetenzen im Bereich der Alltagspädagogik mitbringen. Hinzu kommen Hauswirtschaftskräfte, Auszubildende, Studierende und Ehrenamtliche. Häufig fungiert die OGS auch als Schnittstelle zur Schule, weshalb auch LehrerInnen und weiteres Fachpersonal mitwirken. Es ballen sich also eine Menge an Kompetenzen und Ressourcen im Ganztagsbereich, die es zu strukturieren gilt.

Oft sind die Teams nicht nur vielfältig, sondern auch ziemlich groß. Wenn sich ein solches Team über ein ganzes Schulgebäude verteilt, z.B. bei multifunktionaler Raumnutzung, wird es für die Leitung schwierig, eine Kommunikationsform zu finden, die alle erreicht. Telefonlisten, (eigentlich nicht zulässige) Chatgruppen und Walkie-Talkies sind einige der Mittel, die in der Praxis eingesetzt werden. Da viele OGS-Teams äußerst kreativ sind, gibt es oft Lösungen, die jedoch zeigen, wie wichtig ein geregelter und datenschutzkonformer Austausch von Informationen ist.

Ein weiterer Punkt, der gemanagt werden muss, sind die Personaldaten: Termine, Infos, Arbeitszeiten und Urlaubsanträge fallen täglich an und stapeln sich oft in Papiermengen. Den Überblick zu behalten und niemanden zu vergessen ist eine Meisterleistung. Auch hier wird deutlich, wie wichtig gutes Management und eine einheitliche Verarbeitungsform von Daten sind.

In einer Ganztagsschule ist neben effizienten Strukturen nichts so wichtig, wie die (Fach-)Kompetenzen, die alle Beschäftigten mit sich bringen. Stellen wir uns die einzelnen Methoden als Werkzeuge vor, mit denen man Probleme lösen oder Dinge aufbauen kann wird schnell klar, wieso die damit verbundene Methodik so wichtig ist.

Es ist sinnvoll, pädagogische Methodik von den Methoden der Verwaltung oder Personalführung zu unterscheiden. Doch das Prinzip bleibt gleich: Methoden werden angewendet, um Situationen zu bewältigen oder zu optimieren.
Gerade im pädagogischen Kontext retten sinnvoll angewendete Methoden täglich die Betreuungssituationen, sei es beim Sitzkreis für den Gruppenrat, dem Ritual beim Mittagessen oder der angeleiteten Aktivität im Nachmittagsbereich. Das Wissen der einzelnen Beschäftigten ist enorm wertvoll, jedoch ist es oft implizit, also an eine Person gebunden und nicht kollektiv abrufbar. Deshalb ist es so wichtig, auch ein Management für das Wissen der Einrichtung zu betreiben.

Was früher die Pinnwand war, ist heute ein digitales System, das allen Beteiligten ermöglicht, Wissen, Methoden und Informationen zu teilen. OGS Connect ist eine Software, die verschiedene Möglichkeiten bietet, um Informationen zu teilen und zu sichern – etwa durch interne Newsbeiträge und Themenkataloge, in denen Beschäftigte ihr Wissen hinterlegen und neues Wissen abrufen können. Ein praktisches Tool, das zahlreiche Funktionen umfasst und die Optimierung des Alltags unterstützt.

Das Management einer OGS ist ein Bereich, der bisher kaum fachlich behandelt wurde.
Oftmals geht es um politische oder rechtliche Rahmenbedingungen, jedoch selten um die praktische Umsetzung und Koordination vor Ort. In den Einrichtungen, die sich wie ein Puzzleteil in den Alltag der Schule einfügen, begegnen den Beschäftigten täglich vielen Herausforderungen und Informationsmengen, die es zu managen gilt. Auch die Verwaltung der Einrichtungen, zum Beispiel die Leitungen oder die Träger selbst, wird täglich mit großen Datenmengen konfrontiert. Es gilt, diese Masse an Daten und Bedürfnissen in ein (Management-)System zu integrieren, das effizient und transparent ist und von allen Beteiligten problemlos verstanden wird.

Das System muss gewährleisten, dass Eltern, Kinder und die Beschäftigten in der Praxis sowie auf Verwaltungsebene einbezogen werden können. AG-Wahlen, Elternkommunikation, Termine und der Alltag müssen durch ein solches System abgebildet werden. Dabei ist auf den Datenschutz zu achten, besonders in der Arbeit mit Menschen. Datenschutzkonforme digitale Systeme, die Prozesse in Echtzeit abbilden und flexibel gesteuert werden können, sind daher notwendig. Systeme wie OGS Connect, die speziell für den Bereich der Ganztagsschulen entwickelt wurden, bieten hierbei wertvolle Unterstützung.

Bei Interesse an den Funktionen von OGS Connect kontaktieren Sie uns gerne über unsere Homepage.
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