Erfolgreiche Elternarbeit im Ganztag

Erfolgreiche Elternarbeit im Ganztag ist ein häufig genanntes politisches wie auch pädagogisches Ziel. Die Entwicklung eines Kindes wird durch verschiedenste Faktoren beeinflusst, so zum Beispiel durch das gesellschaftliche und soziale Umfeld, die pädagogischen Fachkräfte selbst und, allen voran, die Eltern des Kindes. Da pädagogische Einrichtungen wie zum Beispiel die Ganztagsschulen die gesunde und nachhaltige Entwicklung des Kindes als maßgebliches Ziel erachten, liegt es auf der Hand, dass die Elternarbeit nicht nur ein Ziel, sondern ein Grundpfeiler der pädagogischen Arbeit ist.

Die Idee ist es, die Elternschaft mit einzubeziehen, sie partizipativ an der Entwicklung ihrer Kinder und der Einrichtung teilhaben zu lassen und in diesem Zuge ein vertrauensvolles Miteinander aufzubauen. Ein offenes Ohr, ein ehrliches Wort, ein Moment der Reflexion – all dies sind Dinge, die Kindern, Eltern und Mitarbeitenden gleichermaßen zugutekommen können und sollen.

Entwicklungen in der Elternarbeit

Mit dem Wachstum der Einrichtungen stieg auch der Bedarf an Elternarbeit und Kommunikation. In der Praxis zeigt sich häufig, dass die pädagogischen Mitarbeitenden kaum Zeit für eben diese dringend benötigten Momente des Austauschs haben. Es fehlt an Begleitung, an ehrlichem Miteinander und an Flexibilität. Häufig versuchen Einrichtungen daher, auf andere Kommunikationsformen auszuweichen. Elternbriefe, Kommentare in Schulheften oder Mails sind die klassischen Elemente, mit denen in den letzten Jahren häufig gearbeitet wurde.
Es ist zu beobachten, dass diese Art der Kommunikation jedoch eher das Gegenteil bewirkt, weswegen sich die Träger und Einrichtungen zunehmend weiterentwickeln.

Doch wie kann erfolgreiche Kommunikation und Elternarbeit im Ganztag aussehen?

Der Alltag im Ganztag ist geprägt von vielen Kindern, komplexen Prozessen und wenig Zeit. Oft spielt hier auch die Menge der Kinder pro Gruppe eine Rolle. Die Mitarbeitenden betreuen große Gruppen, haben viele Kinder und deren Bedürfnisse im Blick und versuchen, diese mit den Rahmenbedingungen des Alltags zu verbinden. Oftmals bleibt in den klassischen Abholsituationen wenig Zeit für einen Austausch zwischen Eltern und Mitarbeitenden. Dies führt nicht selten auf beiden Seiten zu Frustration.

Die „Kommunikationsfenster“

Ein wichtiger Ansatz ist daher der der „Kommunikationsfenster“. Ebenso wie ein offenes Zeitfenster fungiert diese Methode. Die „Kommunikationsfenster“ werden offen und transparent kommuniziert. Eltern haben hier die Möglichkeit, sich offen an die Mitarbeitenden zu wenden, Gespräche zu führen oder Dinge zu erfragen. Diese Methode kann vielseitig angewendet werden. Es kann zum Beispiel einmal wöchentlich eine Gruppenstunde stattfinden, der auch Eltern beiwohnen können. Die Kinder befinden sich im Freispiel und werden dabei von den Mitarbeitenden beaufsichtigt. Die Eltern haben in diesem Rahmen die Möglichkeit, auf die Mitarbeitenden zuzugehen und das Gespräch zu suchen. Hierbei können einfache Anliegen direkt besprochen werden. Bei intensiveren Themen kann ein Einzelgespräch vereinbart werden, welches dann in einem geschützten Umfeld stattfinden kann.

Diese Art der „Kommunikationsfenster“ kann auch als Eltern-Kind-Angebot konzipiert werden, sodass man die Situation noch mehr entzerrt und die Möglichkeit hat, aus einer spielerischen Situation heraus miteinander in den Austausch zu kommen.

Die Kommunikationsfenster können auch geschützter aufgebaut werden. In festen Abständen können Termine veröffentlicht werden, zu denen sich Eltern anmelden können. Die Terminfunktion in OGS Connect eignet sich hierzu sehr gut. Die Eltern können ihre Teilnahme an gemeinsamen Terminen bestätigen oder über die Kontaktfunktion direkt zu bestimmten Uhrzeiten eingeladen werden. Digitale Lösungen wie OGS Connect können die Kommunikation zwischen den Eltern und den Einrichtungen oftmals durch kleine Werkzeuge und Funktionen enorm entlasten. Wir stellen Ihnen im folgenden Text einige unserer Funktionen vor…

OGS Connect ist eine Software, die es sich zur Aufgabe macht, die Verwaltung und täglichen Prozesse der Praxis im Ganztag zu erleichtern. Die Software ist intuitiv konzipiert, umfasst vier verschiedene Module und lässt sich jeder Einrichtung individuell anpassen. Das Modul 2, das ElternPortal, umfasst dabei alle Funktionen rund um die Kommunikation mit der Elternschaft.

Das ElternPortal ist ein datenschutzkonformer Zugang für die Bezugspersonen der Kinder, in dem die Eltern der Kinder zum Beispiel Abwesenheiten anfragen, wichtige Daten anpassen, Kontaktanfragen stellen und alle wichtigen Infos direkt auf einen Blick einsehen können.

Das Menü gliedert sich in bis zu neun Punkte:

Eltern erhalten hier die Möglichkeit, Infos, die sonst in „Tür-und-Angel-Gesprächen“ oder auf Zetteln in der Schultasche des Kindes verloren gehen würden, direkt über das System mit der Einrichtung zu teilen. Über den Buchungskalender können Fehlzeiten angefragt und vermerkt werden. In den Abholnotizen können kurzfristige Infos hinterlegt werden und in der Kindermappe können wichtige Informationen wie zum Beispiel abholberechtigte Personen und Allergien gespeichert werden, die von den Mitarbeitenden direkt eingesehen werden können. Auch AGs oder Ferienprogramme können hier hinterlegt und gewählt werden. Es ist kein Zettel mehr nötig, kein Aushang kann übersehen werden, und die Kommunikation kann geregelt und lösungsorientiert ablaufen.

Wichtig ist hierbei, dass das Regelwerk der Einrichtung ebenso wie die gewünschten Kommunikationsformen transparent dargestellt werden. Doch wie kann man dies gewährleisten?

Die Basis für gelingende Kommunikation und somit auch für gelingende Elternarbeit ist die Voraussetzung, unter der der Austausch der einzelnen Akteure stattfinden kann. Oftmals finden Missverständnisse ihren Ursprung in den verschiedenen Wahrnehmungen der Sender und Empfänger. Wo viele Menschen aufeinandertreffen, sind daher klare „Guidelines“ für die Kommunikation und das Zusammenleben miteinander sehr hilfreich. Die sogenannten „Guidelines“ können bei OGS Connect zum Beispiel direkt in den AGBs oder im FAQ-Bereich des ElternPortals hinterlegt werden. Zunächst ist jedoch wichtig, dass das Regelwerk beziehungsweise die Guidelines der Einrichtung kommuniziert werden. Es lohnt sich, einen Elternabend einzuberufen oder gar einen Elternrat zu gründen, mit dem man die Guidelines gemeinsam erarbeitet.

Hier sollten nicht nur die klassischen Gesprächsregeln verankert sein, sondern auch, sollten digitale Systeme wie OGS Connect verwendet werden, klar definiert werden, wie diese zu verwenden sind und in welchen zeitlichen Intervallen die Anfragen beantwortet werden (können). Natürlich wünschen sich alle Beteiligten, dass ihre Anliegen schnell bearbeitet werden, dennoch ist es wichtig, bei allem Willen zur Flexibilität auch realistisch und fair zu bleiben.

Mein Tipp:

Kommunikation ist keine Einbahnstraße.
Die Bearbeitung der Anfragen im ElternPortal sollte innerhalb der Woche bei 24–48 Stunden liegen. Ebenso gilt dies jedoch auch für die Infos und Anfragen, die von der Einrichtung an die Eltern gestellt werden. Je transparenter man mit den Guidelines arbeitet und je klarer diese formuliert sind, desto weniger Konfliktpotenzial kann entstehen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie keiner der beiden Seiten „zu viel zumuten“. Innerhalb der Wochenenden sollte eine Kommunikationspause eingelegt werden, klare Vertretungspläne regeln die Kommunikation in Abwesenheit, und planen Sie bei Ihren Bearbeitungszeiten immer einen Puffer ein. Nichts ist vertrauenszerstörender als Unzuverlässigkeit, und umso mehr Freude besteht, wenn die Anfragen vielleicht sogar früher gesehen werden, als gedacht.

Sollten Sie mit dem Gedanken spielen, ein digitales System zur Unterstützung der Elternarbeit und Kommunikation in Ihrer Einrichtung einzuführen, ist es zu empfehlen, sich für einen Weg zu entscheiden. Klare Vorgaben und Kommunikationswege stärken nicht nur die Nutzung der von Ihnen angeschafften Software, sondern entlasten auch den Alltag ungemein.

Die klaren Abläufe, sei es für den alltäglichen Austausch von Informationen, die Vereinbarung von Elterngesprächen oder die Veröffentlichung von Ausflügen und Eltern-Kind-Angeboten, helfen allen Beteiligten, sich zu orientieren.

Ein entscheidender Vorteil digitaler Systeme wie OGS Connect ist hierbei übrigens der Abbau von sprachlichen Barrieren. Die Software kann ohne Probleme übersetzt werden und erreicht somit jede Familie, unabhängig von ihrer Sprache. Auch hier dienen klare Abläufe und Kommunikationswege vor allem der Partizipation, dem Vertrauensaufbau und letztlich der Entwicklung der Kinder in Ihrer Einrichtung.

Wenn die tägliche Kommunikation erst einmal ins Rollen gebracht wurde, lohnt es sich, längerfristig über neue Methoden nachzudenken, die die Elternarbeit nachhaltig unterstützen können. Ein guter Ansatz ist hier die Methode der „Praise Postcards“. Die Idee ist es, den Fokus und die Feedbackkultur auf die positiven Dinge zu lenken. Oftmals erleben wir, dass Menschen eher in ihren negativen Eigenschaften kritisiert als in ihren positiven Eigenschaften gelobt werden. Besonders in Bezug auf die kindliche Entwicklung macht dies oft einen gewaltigen Unterschied. Nicht nur Kinder werden gerne für ihr Verhalten gelobt, sondern auch die Eltern freuen sich darüber, wenn sie auf die positiven Eigenschaften ihrer Kinder hingewiesen werden.

Ein praktisches Beispiel:

Stellen Sie sich vor, die Gruppenleitungen Ihrer Ganztagsschule suchen sich wöchentlich drei Kinder heraus, die sich besonders gut verhalten haben, eine Situation besonders toll gemeistert haben oder ganz einfach im Alltag über sich hinausgewachsen sind. Diese Dinge werden einmal wöchentlich aufgeschrieben, sei es auf Postkarten oder per Nachricht über OGS Connect, und anschließend an die Familien versendet. Einige Einrichtungen veranstalten hierfür in festen Zeiträumen sogar gezielte Veranstaltungen, bei denen die Kinder vor allen anderen und den Eltern auf eine Bühne geholt werden und ihnen ein besonderes Lob ausgesprochen wird. Was das bei einem Kind und seiner Familie bewirken kann, ist wirklich toll.

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, mit denen man die Elternarbeit im Ganztagsbereich erfolgreich gestalten und beeinflussen kann. In diesem Beitrag haben wir nur einen Bruchteil der Möglichkeiten vorgestellt, die es gibt, um einen positiven Effekt für alle Akteure einer pädagogischen Einrichtung zu bewirken. Aktuell zeigt es sich, dass die Nutzung digitaler Systeme in Bezug auf die Elternarbeit in pädagogischen Einrichtungen immer mehr zunimmt. Digitale Lösungen wie OGS Connect können hier einfache Werkzeuge liefern, mit denen man die Kommunikation und den Alltag der Einrichtungen enorm erleichtern kann.

Besonders wichtig ist jedoch, dass man sich als Einrichtung Zeiträume schafft, in denen Elternarbeit stattfinden kann. Häufig geht es hier darum, Dinge einfach „neu“ zu erfinden, die Perspektiven zu wechseln und alte Prozesse zu optimieren. Zunächst bedeutet dies häufig Arbeit, denn Entwicklung setzt immer auch Bewegung voraus. Die Ergebnisse können umso ertragreicher sein und so nachhaltig zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden, Kinder und Familien beitragen.

Sollten Sie sich für die Einführung von OGS Connect interessieren, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf und gehen Sie mit uns. Ganz nach unserem Motto: Aus der Praxis, für die Praxis!