Einführung digitaler Systeme im Ganztag

Die Digitalisierung ist mittlerweile aus unserer Lebenswelt nicht mehr wegzudenken. Nicht nur im Privatleben, auch im beruflichen Kontext werden viele Prozesse zunehmend digital abgebildet. Auch im Bereich der Ganztagsschulen ist die Einführung digitaler Systeme immer häufiger Thema.

Im Alltag fällt auf, dass sich die Prozesse, die einst mit Zettel und Stift bewältigt werden konnten, zunehmend vergrößern. Mit der Erweiterung der Komplexität werden auch neue Bearbeitungsmethoden benötigt. Die klassische Liste auf Papier reicht dabei oft nicht aus, da an einigen Prozessen mehrere Akteure beteiligt sind oder die Daten gleichzeitig an verschiedenen Orten abgerufen werden müssen.

Die Lösung liegt auf der Hand: Digitale Programme müssen her, um die Prozesse abbilden zu können und zugänglich zu machen. Wie so oft ist die Einführung der digitalen Systeme jedoch ebenso eine große Herausforderung wie der Mehraufwand der alten Methoden.

Die Beteiligten müssen eingearbeitet werden, die Daten müssen eingepflegt, sortiert werden und dann muss das System noch in die täglichen Abläufe integriert werden, ohne die bestehenden Prozesse zu verkomplizieren. Der Zeitaufwand ist schon im Verwaltungsbereich erheblich, in der pädagogischen Praxis ist es fast unmöglich, im laufenden Alltag noch eine Software zu implementieren.

Viele Teams in pädagogischen Einrichtungen haben daher viel Respekt vor der Einführung solcher Systeme. Zum einen besteht die Sorge, dass die Zeit nicht ausreicht, zum anderen gibt es häufig eine intrinsische Abwehr, aufgrund der Angst, man könnte mit den Anforderungen überfordert sein.

Pädagogische Teams sind bunt gemischt, was auch die Kompetenzen im IT-Bereich betrifft.
Klar ist, dass die Einführung digitaler Lösungen in manchen Bereichen unvermeidlich und sogar sinnvoll ist.

Wie kann man also ein System in der pädagogischen Praxis implementieren, ohne die Beschäftigten zusätzlich zu belasten?

Abbildung 1

Wenn man ein Bild aufhängen möchte, sucht man nach einem Hammer und einem Nagel. Es ist vollkommen klar, dass man in diesem Fall keine Säge braucht. Die Abgrenzung ist klar und plausibel.

Ebenso verhält es sich bei digitalen Lösungen. Es bringt nichts, ein System einzuführen, das eine Säge ist, wenn doch eigentlich ein Bild aufgehängt werden soll.

Daher ist es von absoluter Wichtigkeit, sich genau zu überlegen, was für ein „Tool“ man braucht. Um hierbei das richtige System zu finden, lohnt es sich, zu Beginn der Suche einige Kernfragen (siehe Abbildung 1) zu beantworten.

Sofern die Kernfragen beantwortet wurden, ist man der richtigen Software einen Schritt nähergekommen. Man kann die möglichen Anbieter spezifischer anfragen und auswählen. Das spart schon in der Vorbereitung eine Menge Zeit.

Wichtig bei der Beantwortung der Kernfragen ist, von wem diese beantwortet werden.

Hierfür sollte unterteilt werden, welche Stakeholder am Ende mit dem System arbeiten sollen. In Abbildung 2 finden Sie die möglichen Stakeholder, die von der Einführung eines digitalen Systems tangiert oder Interesse daran haben könnten.

Abbildung 2

Auf Basis der Ergebnisse, die diese Gruppen hervorbringen, kann man eine Art Mindmap erstellen, in der abgebildet wird, welche Funktionen benötigt werden und welche Prozesse entlastet werden könnten. So geht man sicher, dass man nicht am Thema vorbei sucht.

Aber welche Möglichkeiten gibt es, an die besagten Ergebnisse zu kommen?

Wie bereits erwähnt, ist es extrem wichtig, die einzelnen Stakeholder einer digitalen Lösung in die Planung einzubeziehen. Inwiefern man eine Erfassung aller Meinungen in diesem Kontext gewährleisten kann, ist eine Frage der Situation vor Ort.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, valide und repräsentative Ergebnisse einzuholen, ohne dass man den zeitlichen Rahmen sprengt. Ich möchte Ihnen in diesem Beitrag eine Methode vorstellen, die Sie Ihrem Ziel, der Einführung eines digitalen Systems, näherbringen kann.

Die einzige Möglichkeit, bevorstehende Veränderungen mit einem Team zu bewältigen, ist durch Offenheit und Transparenz. Es gibt kein allgemeingültiges Konzept zur Einführung eines neuen digitalen Systems in ein bestehendes Team – wer das sagt, hat noch nie ein Team geleitet.

Jedes Team, jede Gruppe und jede Person tickt anders und bringt eigene Bedürfnisse und Erfahrungen mit. Die Einführung eines digitalen Systems kann daher von den einen mit offenen Armen, von anderen mit erhöhter Gegenwehr empfangen werden. Es lohnt sich, genauer hinzuschauen und einen Diskurs herzustellen, der den Beteiligten so viel Sicherheit gibt, dass sie sich öffnen und von ihren Ängsten berichten können. Je transparenter die Kommunikation, desto klarer die logische Vorgehensweise bei der Implementierung eines Systems.

Vielen Beschäftigten geht es darum, dass sie sich nicht überfordert fühlen möchten oder Sorge davor haben, noch mehr Workload bewältigen zu müssen.

Gerade in pädagogischen Einrichtungen, in denen aktuell viele Fachkräfte fehlen und die Beschäftigten oft das Gefühl haben, sich zerteilen zu müssen, liegt diese Angst nahe und ist, wenn man ehrlich ist, vollkommen verständlich.

Umso wichtiger ist es, den Personen diese Ängste direkt zu nehmen. Stellen Sie den Personen die Ziele der Einführung klar und deutlich dar. Erklären Sie auch, dass in jedem Fall ein digitales System eingeführt werden soll, hierbei jedoch Wert auf die praktische Erfahrung und Entwicklung gelegt wird. Eine digitale Lösung sollte in jedem Fall einige Ziele verfolgen, die Sie der Abbildung 3 entnehmen können.

Es geht darum, Lösungen zu finden und Empathie für die Bedürfnisse der Gruppen zu zeigen.

Abbildung 3

Natürlich können in der ersten Zeit der Nutzung und Einführung eines solchen neuen Systems auch Fehler auftreten. Auch das ist ein Punkt, der transparent und logisch behandelt werden sollte. Die Personen müssen sich erstmal ausprobieren und verstehen, wie das System am besten funktioniert.

Doch wie begegnet man solchen Fehlern am besten?

Wenn neue digitale Programme oder Prozesse eingeführt werden, ist es mitunter vollkommen normal, dass Fehler passieren. Viele Personen fürchten neue Dinge oder Systeme oft aufgrund dieser möglichen Fehler und Probleme. Hier ist es besonders wichtig, von Anfang an klarzustellen, wie mit Fehlern umgegangen wird. Eine positive Fehlerkultur ist dabei unumgänglich. Denn Fehler passieren und letztlich zeigen sie nur, dass Menschen sich ausprobieren und mit dem System arbeiten.
Haben die Personen Angst vor Fehlern, vermeiden sie die Auseinandersetzung mit dem Programm. Das Ergebnis davon ist, dass niemandem geholfen ist und Sie obendrein noch Geld zum Fenster hinauswerfen. Durch den positiven Umgang mit Fehlern bei der Einführung eines digitalen Systems kann so etwas vermieden werden.

Es empfiehlt sich allerdings, vorher mit den Personen auch über mögliche Risiken und den Umgang mit solchen zu sprechen. Eine positive Fehlerkultur bedeutet nämlich nicht, dass Fehler „egal“ sind, sondern dass man den Anspruch hat, aus ihnen zu lernen – und zwar als Kollektiv. Das bedeutet, dass Fehler kommuniziert und dokumentiert werden sollten, aber auch, dass es Guidelines gibt, an denen sich Beschäftigte orientieren können, wenn mal ein Fehler passiert.

Hierbei ist anzumerken, dass natürlich zuerst Fehler passieren müssen, um aus ihnen lernen zu können. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass sich Guidelines mit der Zeit entwickeln können und sollen. Trotzdem sollten zu Beginn der Nutzung neuer Systeme entsprechende Richtlinien definiert werden. Zur Orientierung finden Sie in Abbildung 4 wichtige Fragen, die Sie in den Guidelines auf jeden Fall berücksichtigen sollten.

Abbildung 4

Die Möglichkeit einer Dokumentation sollte ebenfalls vor der Probephase definiert werden. Entweder wird eine Person im Team auserkoren, die die Fehler sammelt und dokumentiert (dies empfiehlt sich aber eher in kleinen Teams, die eng zusammenarbeiten) oder jede Person dokumentiert für sich. Die Themen werden dann an festen Terminen gesammelt und direkt besprochen. So kann ein kollektiver Lernerfolg verzeichnet werden und das Wissen verteilt sich gleichmäßig über alle Beschäftigten.

Sollten zum Beispiel Erziehungsberechtigte an der Implementierung beteiligt sein, empfiehlt es sich ebenfalls, eine Dokumentations- bzw. Meldefunktion einzurichten – zum Beispiel über die Leitung der Einrichtung oder eine vertretende Person aus dem Team, die möglichst fit im Umgang mit der Software ist.

Grundsätzlich ist es jedoch zu empfehlen, ein digitales Programm nie „auf einen Schlag“ einzuführen, sondern behutsam und in Teilschritten zu arbeiten. So überfordert man niemanden, Fehler können minimiert werden und auch die anfänglichen Ängste können schnell besänftigt werden. Wichtig ist, bei den nutzenden Personen mit Erfolgserlebnissen zu arbeiten und nicht mit negativen Erlebnissen durch Überforderung.

Doch wie kann man ein digitales Programm „step by step“ implementieren?

Abbildung 5

Um ein digitales System sinnvoll einzuführen, empfiehlt es sich, kleine Schritte zu machen.

Gerade wenn mehrere Gruppen von der Veränderung betroffen sind, lohnt es sich, auch hier verschiedene Schritte zu gehen. Führt man zum Beispiel ein digitales System bei einem Träger mit mehreren OGS ein, lassen sich verschiedene Gruppen definieren, die Sie der Abbildung 5 entnehmen können.

Wichtig ist: Nur gemeinsam kommt man ans Ziel. Denn egal, wie sehr ein Arbeitgeber eine Umsetzung erzwingen möchte, sofern die Arbeitnehmer nicht mitmachen und man nicht an einem Strang zieht, wird man das Ziel nur erschwert oder vielleicht gar nicht erreichen. Im Grunde ist es wichtig, sich über eines klar zu werden: Wir wollen alle dasselbe – Entlastung. Und das ist das beste Argument für die Implementierung einer digitalen Lösung.

Aber kann man wirklich sicher sein, dass so etwas funktioniert?

Eins zeichnet die Personen, die mit Menschen arbeiten, besonders aus: Die Flexibilität und Fähigkeit, situativ zu agieren.

Situative Reaktionen und Lösungen sind niemandem fremd, der schon einmal im pädagogischen Kontext gearbeitet hat. Und das ist eine absolute Stärke. Diese Stärke gilt es zu nutzen, wenn es um die Einführung digitaler Systeme geht. Man kann sich natürlich nie zu 100% sicher sein, dass etwas funktioniert, aber wenn man sich an die oben genannten Dinge hält und an die grundlegenden Methoden des Managements von Teams, hat man in jedem Fall einen guten Grundstein gelegt.

Wenn das Ziel, die Entlastung im Alltag, klar ist und die Ängste der Beteiligten offen kommuniziert werden dürfen, gibt es kaum einen Grund für grundsätzliches Verwehren einer Veränderung. Im Grunde setzt die Veränderung einer Sache immer einen entsprechenden Handlungsdruck voraus, besteht dieser, suchen betroffene Personen ganz natürlich nach Lösungen. Wenn die Lösung dann auf dem „Silbertablett“ daherkommt, gibt es kaum einen Grund, nicht nach ihr zu greifen oder sie zumindest einmal zu mustern.

Natürlich gibt es auch die Fraktion „Das haben wir schon immer so gemacht“, aber auch diese hat ihre persönliche Berechtigung. Letztlich wird das Gute, auch wenn es altbewährt ist, nur im System abgebildet und es bietet sich an, im Rahmen der Implementierung eines digitalen Systems einmal auf das Gute „alte“ und „bewährte“ zu blicken und dieses mit der Digitalisierung zu verbinden.

Hier entsteht Raum für Wertschätzung, was wiederum emotionale Barrieren bei denjenigen abbaut, die der oben genannten Fraktion angehören. Im Rahmen der Einführung digitaler Systeme lässt sich so ein gemeinsamer Weg finden, der nicht nur der Digitalisierung, sondern auch der Optimierung die Tür öffnet.

Am Ende steht fest: Eine zukunftsfähige digitale Lösung wird in einem Team nur dann gut funktionieren, wenn sie gemeinsam entwickelt wird und jeder in die Verantwortung und Kommunikation eingebunden ist.

Abbildung 6

Es ist möglich, ein neues System während des Alltagsgeschehens einzuführen. Grundsätzlich sollte man jedoch auf die Feinheiten achten und das Vorhaben „Einführung digitaler Systeme im Ganztag“ als Projekt betrachten. Ziel ist es, einen Weg zu finden, die Software möglichst effizient zu nutzen, ohne die Beteiligten zusätzlich zu belasten.
Zu Beginn sollten konkrete Fragen beantwortet werden, aus denen schließlich ein Konzept beziehungsweise ein Projektablauf entstehen kann.

Dieser sollte es zum Beispiel den Beschäftigten oder Erziehungsberechtigten ermöglichen, „step by step“ in das System hineinzuwachsen. Ebenso müssen auch die Prozesse mit dem System harmonieren, um eine möglichst sinnvolle Nutzung zu gewährleisten. Am wichtigsten sind also die Vorbereitung und das Verständnis zweier Punkte (siehe Abbildung 6) für die erfolgreiche Einführung digitaler Systeme im Ganztag. Idealerweise finden Sie eine Software, die Ihnen echten Mehrwert bietet und sich gut in Ihre bestehenden Prozesse integrieren lässt. Es lohnt sich, in individualisierbare Systeme zu investieren und ebenso, alle Beteiligten mit ins Boot zu holen. Gemeinsam kommt man schneller ans Ziel.