Die Kommunikation mit Eltern ist ein zentraler Bestandteil der Arbeit im Bereich der Ganztagsschulen. Mit dem ElternPortal von OGS Connect bieten wir Einrichtungen ein digitales Werkzeug, das den Austausch mit Eltern erleichtert, Abläufe vereinfacht und gleichzeitig Transparenz schafft.

Doch wie gelingt die erfolgreiche Einführung dieser neuen Funktionen, vor allem bei den Eltern?

Ein gut gestalteter Elternabend kann hier zum Beispiel der Schlüssel sein. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Einrichtungen das ElternPortal effektiv vorstellen können und geben praxisnahe Impulse für eine gelungene Einführung.

Transparente Einführung: rechtzeitig und verständlich

Eine rechtzeitige Ankündigung ist entscheidend.

Unsere Empfehlung:

Nutzen Sie den ersten Elternabend nach den Sommerferien, da Informationen vor den Ferien oft untergehen. Informieren Sie Eltern im Vorfeld klar und offen über die geplanten Veränderungen. Einfache Infobriefe oder Aushänge mit einem „Was erwartet Sie“-Teaser wirken hier oft Wunder.

Elternabende als Einführung nutzen

Ein Elternabend bietet den idealen Rahmen, um das ElternPortal vorzustellen:

  • Zeigen Sie live, wie das Portal funktioniert z. B. das Einsehen von Betreuungszeiten oder die Kommunikation mit der OGS.

  • Nutzen Sie einen Beamer oder Bildschirm und führen Sie die wichtigsten Funktionen in Echtzeit zum Beispiel
    mit Testdaten vor.

  • Geben Sie Raum für Fragen und nehmen Sie mögliche Sorgen ernst.

  • Sprechen Sie gegebenenfalls vorher schon mit dem Elternrat oder der Elternvertretung, damit Sorgen gezielt angesprochen und geklärt werden können.

Schulungen und Tutorials: Digital oder direkt vor Ort

Auch Eltern lernen unterschiedlich und bringen verschiedene Kompetenzen mit.
Bieten Sie verschiedene Zugänge und Möglichkeiten an, um Barrieren vorzubeugen:

  • Digitale Schulungen: Wir arbeiten derzeit an Tutorials, die Sie den Eltern vorab oder im Nachgang zur Verfügung stellen können.

  • Präsenzschulungen: Gerne unterstützen wir Sie auch persönlich, damit Schulungen auch in Präsenz angeboten werden können.


Hinweis: Je besser die „Vorbereitung“, desto einfacher die Einführung. Oft lohnt es sich, die eigenen Ressourcen und Möglichkeiten zu nutzen, um ein gutes Ergebnis zu erzielen und kreative Lösungen werden meistens sehr gut angenommen! Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Sprachliche Barrieren abbauen

Viele Einrichtungen arbeiten mit Eltern aus unterschiedlichen Herkunftssprachen. Um auch diese Familien mitzunehmen, empfehlen wir:

  • Arbeiten Sie mir Ihren Ressourcen und bieten Sie gegebenenfalls sprachliche Alternativen an.

  • Tutorials oder Infomaterialien in mehreren Sprachen bereitzustellen. Sprechen Sie uns dazu gerne an.

Infomaterial bereitstellen

Nachhaltigkeit zählt: Legen Sie Handouts aus, die die wichtigsten Funktionen des ElternPortals Schritt für Schritt erklären.
Auch QR-Codes zu unseren digitalen Anleitungen können sinnvoll sein. So können die Eltern die Codes einfach scannen und loslegen.

Wir bieten auch Infomaterialien für Eltern an: Wenn Sie Interesse an solchen Materialien haben, melden Sie sich gerne bei uns!

Klar und lösungsorientiert kommunizieren

Einführung bedeutet Veränderung und Veränderung braucht Kommunikation.
Erklären Sie den Eltern nicht nur was neu ist, sondern vor allem warum:

  • Das ElternPortal ist keine zusätzliche Hürde, sondern eine Erleichterung im Alltag.

  • Prozesse wie Abmeldungen, Betreuungszeiten oder Rückmeldungen werden damit schneller und transparenter.

  • Durch die digitale Abbildung dieser Prozesse steigt die Sicherheit aller Beteiligten.

Gleichzeitig darf auch eine klare Erwartungshaltung kommuniziert werden:
Die Nutzung des Portals ist Teil der gemeinsamen Verantwortung für eine gut funktionierende Betreuung.

Schlusswort

Die Einführung des ElternPortals gelingt dann am besten, wenn sie frühzeitig, strukturiert und begleitet erfolgt.
Holen Sie sich die Eltern „mit ins Boot“ und gehen Sie das Projekt „OGS Connect“ gemeinsam an.
Beteiligung schafft auch gemeinsame Verantwortung, was es Ihnen wiederum erleichtert, die Software ganzheitlich einzuführen.
Ob Tutorials, Schulungsmaterial oder direkte Unterstützung:
Wir stehen Ihnen gerne zur Seite.

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