Die Einführung von OGS Connect in pädagogischen Teams

Digitale Systeme wie OGS Connect haben die Aufgabe, die täglichen Prozesse und Arbeitsabläufe zu erleichtern. Auch in pädagogischen Teams hat OGS Connect die Aufgabe, die Arbeit zu erleichtern und ein intuitives Tool zur Kommunikation und Arbeitszeiterfassung zu bieten. Die Einführung von OGS Connect im Team sollte dabei möglichst reibungslos ablaufen, damit eine erfolgreiche Nutzung der Software gewährleistet werden kann.

Möchte man ein digitales System in einem Bereich einführen, in dem digitales Arbeiten bereits etabliert ist, handelt es sich lediglich um eine Umstellung. Man kann davon ausgehen, dass die grundsätzliche Bereitschaft für die digitale Arbeit vorhanden ist. In pädagogischen Einrichtungen und Teams ist das oft ein wenig anders. Das digitale Arbeiten ist im pädagogischen Bereich noch nicht oder selten angekommen, weshalb man ein grundsätzliches Verständnis für digitale Systeme bei den Beschäftigten nicht voraussetzen kann.

Oft stellt sich daher die Frage:
Wie kann man das digitale Arbeiten mit OGS Connect (oder anderen digitalen Systemen) am besten im Team etablieren?

Wir möchten Ihnen einige Tipps & Tricks vorstellen, mit denen Sie diese Frage ganz leicht beantworten können…

Grundsätzlich sollten sich die Personen, die sich für digitale Arbeit mit einer Software interessieren, eine Frage stellen: „Warum sollte eine digitale Lösung überhaupt eingeführt werden?“

Hier lohnt es sich, gemeinsam mit dem Team in den Austausch zu gehen und zu überlegen, wie und wo eine digitale Lösung eine Erleichterung im Alltag darstellen kann.

Mein Tipp an dieser Stelle:

Brechen Sie gemeinsam mit Ihrem Team in einer Teamsitzung die Prozesse in Ihrer Einrichtung auf. Stellen Sie sich dafür gemeinsam einige Fragen, gliedern Sie diese und überlegen Sie dann im Plenum, wo eine Software Sie unterstützen könnte. Als Führungskraft bereiten Sie sich am besten auf mögliche Antworten vor, damit Sie das Team besser durch die Übung führen können. Wenn Sie sich die Funktionen zum Beispiel zuvor schon einmal anschauen, können Sie die Ideen des Teams unter Umständen direkt positiv verstärken, indem Sie zurückmelden, dass es diese Funktion in der neuen Software gibt.

Mögliche Fragen können sein…

Wenn die Nutzung einer neuen Software für Beschäftigte „aus heiterem Himmel“ kommt und keinerlei Begründung findet, wird es immer Personen geben, die aufgrund von Unverständnis oder dem Gefühl der Bevormundung eine Abwehrhaltung einnehmen. Diese Reaktion ist rein psychologisch betrachtet vollkommen normal und plausibel.

Wechseln Sie an dieser Stelle einmal die Perspektive:

Würden Sie es begrüßen, wenn Ihr Chef morgen in Ihr Büro kommt und Ihnen sagt, Sie sollen ab sofort Ihre Routinen verändern? Vermutlich würden auch Sie nach dem „Warum?“ suchen. Kommt Ihr Chef aber auf Sie zu und erklärt Ihnen plausibel, warum und wie das neue Programm Ihnen helfen kann, sind Sie vermutlich um einiges zugänglicher und bewerten die Situation vielleicht sogar als wertschätzend.

Dies wäre natürlich der Optimalfall – denn so steht einer aktiven Nutzung nichts mehr im Wege. Um den Beschäftigten also transparent darzustellen, warum beziehungsweise mit welchem Ziel die Führungsebene über die Einführung einer Software entschieden hat, sollte eine klare Form der Kommunikation herrschen. Es geht dabei darum, die Teams mit „ins Boot zu holen“. Sie möchten Ihr Team von der Idee begeistern oder auch, dass die Vorschläge kritisch hinterfragt werden, um gemeinsam zu überlegen, wie das Projekt „Einführung der Software“ am besten ablaufen könnte.

Die Kommunikation, die in Teams herrscht, sagt viel über den Führungsstil der Einrichtung aus. Wo ein konstruktiver Austausch besteht, findet auch Wachstum statt.

Und wo offen über Sorgen und Ängste gesprochen wird, herrscht keine Angst vor Ausgrenzung oder Abwertung aufgrund von Fehlern. Letzteres sollte die Basis sein, wenn man darüber nachdenkt, ein neues Programm in einer pädagogischen Einrichtung einzuführen.

Überprüfen Sie also gerne zunächst, welche Form der Kommunikation in Ihrem Team herrscht:

Kommunizieren die Personen offen miteinander?

Herrscht eine negative oder positive Fehlerkultur?

Je nachdem, wie Ihr Resümee ausfällt, sollten Sie zu Beginn des Projekts zunächst eine kommunikative Basis herstellen. Sprechen Sie Ihre und die Befürchtungen und Ängste der Beschäftigten offen an. Machen Sie dabei deutlich, dass niemand bestraft wird, wenn er einen Fehler macht – weder von den Beschäftigten noch von den Führungsebenen.

Anschließend können Sie transparent mit Ihrem Team kommunizieren, vielleicht die Hintergründe für die Einführung der Software besprechen oder auch die positiven Effekte aufzählen.

Viele Personen fühlen sich verunsichert, wenn sie nicht in neue Prozesse mit einbezogen werden. Sie reagieren daher mit Verweigerung, um sich der unsicheren Situation zu entziehen. Davon auszugehen, dass dies bewusste Prozesse sind, wäre ein Fehler, denn, wie die meisten Reaktionen, findet dieses Phänomen häufig vollkommen unbewusst statt. Erkennen kann man dies, indem man die betroffenen Personen direkt damit konfrontiert. Gibt die Person keine „logischen“ Antworten oder kann gar keine Argumente für die Verweigerung nennen, können Sie davon ausgehen, dass es hier gar nicht um die Software geht, sondern um etwas ganz anderes: um Sicherheit.

Um die Sicherheit der Mitarbeitenden zu fördern, empfehle ich Ihnen, klare Abläufe und „Roadmaps“ zu etablieren. Je klarer das Vorgehen ist, desto besser können sich das Team auf die Einführung vorbereiten.

Je klarer die Abläufe, desto besser die Ergebnisse. Wenn ich eines in der Leitungsarbeit gelernt habe, dann, dass klare Abläufe absolut „Gold wert“ sind. Wenn jeder im Team weiß, was los ist und vor allem, was seine/ihre Aufgaben sind, dann gibt es weniger Konfliktpotenzial, weniger Unruhe und schnellere sowie bessere Ergebnisse.

Es lohnt sich, dem Team transparent darzustellen, wann, warum und was passiert.

Malen Sie es auf oder gestalten Sie ein Flussdiagramm mit allen wichtigen Informationen, damit Ihre Mitarbeitenden auf einen Blick sehen können, was als Nächstes passiert. Hinterfragen Sie außerdem, wer „welchen Tanzbereich hat“ und definieren Sie klare Aufgaben im Team (hierzu mehr unter dem Punkt „Expertenteam“). Gerade bei der Einführung von digitalen Lösungen, zum Beispiel wie bei OGS Connect, empfehle ich Ihnen wärmstens, Phasen zu schaffen, in denen Sie einzelne Teilbereiche einführen.

Bei OGS Connect ist dies recht einfach, denn die Software unterteilt sich in vier verschiedene Module. Wenn eine Software komplex ist und mehrere Funktionen umfasst, hilft es vielen Mitarbeitenden, wenn sie „step by step“ an diese herangeführt werden. Gerade wenn die Arbeit als Schnittstelle fungiert, ist die Sicherheit in der Anwendung die Basis für gute Arbeit und Zufriedenheit auf allen Seiten.

Die Mitarbeitenden einer OGS sind zum Beispiel die Schnittstelle zwischen der Führungsebene und den Familien. Vielen Personen ist es peinlich, wenn ihnen gegenüber diesen Ebenen Fehler unterlaufen, weshalb sie dazu neigen, diesen Situationen aus dem Weg zu gehen. Dies wollen Sie in jedem Fall vermeiden. Durch Schulungen und das Einführen in Phasen kann dieser Effekt verhindert werden.

Aber wie könnten diese Phasen aussehen?

Um die Einführung einer Software wie OGS Connect in Phasen zu unterteilen, sollten Sie sich zunächst einen Überblick über die gewünschten Funktionen und Module verschaffen.

OGS Connect ist zum Beispiel in 4 Module gegliedert:

Nehmen wir an, Sie möchten OGS Connect mit den Modulen 1–3 in Ihrer OGS aktiv nutzen.

Sie haben nun die Möglichkeit, die Einführung in 3 Teilbereiche zu unterteilen. Nun macht es Sinn, sich die Inhalte der Teile genauer anzuschauen.

Modul 1 ist für die praktische Arbeit vorgesehen.

Es umfasst die Online-Anmeldung und das damit verbundene Vertragswesen. Dies betrifft jedoch nicht Ihr Team, sondern eher das Verwaltungsteam. Weitere Funktionen sind die An- und Abmeldung der Kinder im Alltag, die Belegungsliste, die Kinderdatensätze/Notfallpläne und die AG-Verwaltung. Diese Funktionen sollen zukünftig von Ihren Mitarbeitenden genutzt werden. Die Funktionen bilden schließlich alle Prozesse ab, die Sie in der täglichen Arbeit in Ihrer Einrichtung verzeichnen.

Die Nutzung ist sehr sinnvoll für Ihr Team, setzt jedoch ein gewisses Verständnis für das System voraus.

Modul 2 ist besonders für die Kommunikation mit den Eltern der Einrichtung geeignet.

Es bildet seitens der Eltern News und Termine ab, die Abmeldung von der Betreuung, eine Kontaktfunktion, einen Buchungskalender, Abholnotizen, die Anmeldung zur Ferienbetreuung, die AG-Wahlen und einen FAQ-Bereich. Ihre Mitarbeitenden werden besonders mit der Kontaktfunktion, den Abholnotizen und Abmeldungen zu tun haben.

Die Nutzung setzt eine gewisse Sicherheit mit den Prozessen voraus, da im Alltag gegebenenfalls Fragen der Familien beantwortet werden müssen.

Modul 3 ist für die Mitarbeitenden selbst gedacht.

Jede Person erhält ihren eigenen Zugang und somit Zugriff auf eine eigene Oberfläche. Die Funktionen lassen sich in News und Termine, die Arbeitszeiterfassung und Übersicht, die Urlaubsanfragen und Krankmeldungen sowie den Themenkatalog unterteilen. Alle dieser Funktionen sind für das Team relevant. Es kann nur im eigenen Zugang agiert werden, sodass „nichts kaputt gemacht“ werden kann. Die Mitarbeitenden können theoretisch ausprobieren und alles, was anfänglich vielleicht noch nicht glatt läuft, kann anschließend wieder korrigiert werden.

Wie Sie schnell feststellen können, eignen sich einige Module und Funktionen eher für die Ersteinführung, während andere Module aufgrund der Schnittstellen und Funktionen etwas komplexer in der aktiven Nutzung sind. Vorab: Alle Module von OGS Connect sind intuitiv und somit leicht verständlich, außerdem erhalten die Mitarbeitenden in der Regel keine Berechtigungen, mit den sie wirklich ernsthaften „Schaden“ anrichten könnten.

Dennoch lohnt es sich, vorher einmal über die Einführung nachzudenken – schließlich möchte man Nerven und Ressourcen sparen.

Aufgrund der Tatsache, dass Ihr Team Ihnen vorab gespiegelt hat, dass es eher unerfahren im Bereich der Arbeit mit digitalen Systemen ist und daher eher Respekt davor hat, entscheiden Sie sich somit für folgenden Projektablauf:

Häufig wird eine digitale Lösung erstmalig durch Schulungen auf den verschiedenen Ebenen eingeführt. OGS Connect bietet zum Beispiel verschiedene Schulungen für die Neu- und Bestandskunden an. Auf Wunsch können die Verwaltung, Leitungen oder Mitarbeitenden separat geschult werden. Je nach Größe der Einrichtungen und Träger bietet es sich jedoch an, für die Teams der Einrichtungen jeweils Expertenteams zu bestimmen, die Ihnen dabei helfen, die Inhalte in die Teams zu tragen.

Besonders bei großen Trägern oder Teams bietet es sich an, Expertenteams zu definieren, die sich mit einem bestimmten Bereich oder Prozess regelmäßig befassen. Die Experten eignen sich entsprechendes Fachwissen an und fungieren als Ansprechpartner*innen für die Mitarbeitenden vor Ort. Dies gilt übrigens nicht nur für die Einführung von digitalen Programmen, sondern auch für andere Prozesse, wie zum Beispiel im Bereich des On-Boardings, der Qualitätssicherung oder dem Kinderschutz.

Experten sollten aufgrund ihrer Fähigkeiten im digitalen Arbeiten, aber auch in der zwischenmenschlichen Interaktion ausgewählt werden. Je nach Team ist es außerdem sinnvoll darauf zu achten, dass die Experten ein gewisses Maß an Selbstvertrauen mitbringen, um ihre Aufgabe gut verrichten zu können. Achten Sie auch darauf, wer sich am meisten für das jeweilige Thema interessiert, aber wägen Sie dennoch gut zwischen den verschiedenen Kompetenzen ab.

Sind diese Personen gefunden, bietet es sich an, mit diesen vorab ein persönliches Gespräch zu führen, bevor es im Plenum verkündet wird. Die demokratische Variante wäre hier auch eine Möglichkeit, allerdings führt das häufig dazu, dass die bestehenden Ressourcen des Teams nicht optimal genutzt und ausgebaut werden können.

Sind die Experten festgelegt, sollte ein Termin gefunden werden, an dem sich die Experten untereinander vernetzen können. Hierbei können Sie auch schon über die zukünftigen Aufgaben und Prozesse sprechen. Im Optimalfall wurden diese Inhalte bereits von der Führungsebene vorbereitet. Anschließend werden die Experten zu den Schulungen eingeladen.

Die Einführung von OGS Connect (oder anderen digitalen Programmen) im Team kann mitunter herausfordernd sein. Besonders im pädagogischen Kontext trifft man auf viele unterschiedliche Kompetenzen, auch was die Arbeit mit digitalen Systemen betrifft. Die Praxis zeigt, dass nicht jede Person direkt euphorisch wird, wenn sie an eine Software denkt.

Umso wichtiger ist es, die Einführung eines Systems gut vorzubereiten.

Qualifizierte Schulungen und das intuitive Design eines digitalen Systems sollten – so wie bei OGS Connect – grundsätzlich ein Anspruch sein, der erfüllt sein sollte, um eine erfolgreiche Nutzung und Erleichterung im Alltag zu gewährleisten. Außerdem sollten sich die Führungskräfte und Personen, die sich für die Einführung der Software entschieden haben, vorab über das Projekt austauschen, um ein gutes Onboarding der Teams sicherzustellen.

Es geht dabei darum, die Mitarbeitenden nicht ins kalte Wasser zu schmeißen, sondern sie transparent an dem Prozess zu beteiligen. Eine positive Fehlerkultur und angemessene Kommunikation sollten hierbei gegeben sein. Nach Sichtung der Funktionen sollte ein Ablaufplan für das Projekt „Einführung der Software“ erstellt werden, der den Teams zur Verfügung gestellt wird. Durch gezielte Schulungen und die Aktivierung eines Expertenteams können so schon vor Beginn der aktiven Arbeit mit der Software viele Weichen gestellt werden, um alle Mitarbeitenden zu motivieren.

Wenn Sie sich für OGS Connect entscheiden, beraten wir Sie gerne und begleiten Sie engmaschig von der Entscheidung für die Software bis zur aktiven Nutzung in Ihrem Team. Sollten Sie sich für die Einführung von OGS Connect interessieren, zögern Sie nicht und nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!