Die Checkliste für den Start mit OGS Connect

Wir freuen uns immer wieder, wenn Träger und Einrichtungen sich für die Digitalisierung – am besten natürlich mit OGS Connect – entscheiden. Wenn potentielle Kunden sich für die Implementierung eines digitalen Systems entscheiden, ist es wichtig, dass einige Dinge gut vorbereitet werden.
Im Falle von OGS Connect gehören die Projektierung, das Erarbeiten eines individuellen Konzeptes und die Schulung für den Umgang mit der Software grundsätzlich zum Ablauf.

Es geht letztlich darum, die Arbeit, die vorher auf manuellem Wege erledigt wurde, nun in eine Software zu „übersetzen“. Die praktischen Prozesse werden also in das System übertragen. Dies setzt jedoch voraus, dass die Prozesse bekannt und gesichert sind.

Um ein digitales System einzuführen ist es daher wichtig, dass alle möglichst gut vorbereitet sind und kommunizieren. So spart man sich eine Menge Zeit und kann pünktlich mit der Einführung von OGS Connect beginnen.

Da wir wissen, dass unsere potentiellen Kunden immer viel zu tun haben und die Prozesse im Ganztag vielfältig und individuell sind, möchten wir Ihnen ein wenig Arbeit abnehmen. Wir haben eine Checkliste für den Start mit OGS Connect entwickelt, damit Sie die wichtigsten Fragen der einzelnen Phasen im Überblick behalten können.

Ziel ist es, dass Sie an jedem „Checkpoint“ die Fragen sicher beantworten können, sodass wir reibungslos durch das Projekt gleiten können.
Diese Fragen dienen erstmal zur groben Übersicht, genauere Informationen erhalten Sie von uns, wenn es so richtig losgeht und wir in direktem Kontakt mit Ihnen stehen.

Für gewöhnlich besteht der Ablauf einer neuen OGS Connect Version aus folgenden Schritten:

Wir erklären Ihnen, wofür die einzelnen Schritte gedacht sind und welche Fragen Sie sich währenddessen stellen sollten…

Sobald Sie eine Anfrage bei unserem Team stellen, nehmen wir zunächst Kontakt zu Ihnen auf und tauschen uns mit Ihnen aus.
Hierbei werden die folgenden Fragen mit Ihnen besprochen.

Sofern Sie diese Fragen im Vorhinein bereits bearbeiten, können wir umso schneller mit der Auftragserstellung beginnen. Den Auftrag können Sie dann bestätigen.

Wichtig ist, dass Sie klar definieren können, wie viele Standorte Sie haben, wie viele Mitarbeitende mit der Software arbeiten sollen und wie viele Kinder mit dem System erfasst werden sollen.

Außerdem ist es sinnig, sich vorab schonmal mit den Funktionen von OGS Connect zu beschäftigen. Diese finden Sie auf unserer Homepage. Wenn Sie noch ein wenig mehr erfahren möchten, können Sie gerne an einem unserer kostenfreien Webinare teilnehmen.
Umso klarer Ihre Vorstellungen sind, desto einfacher ist der nächste Schritt für uns…

Ist der Auftrag von Ihnen bestätigt worden, nimmt unser Team nochmals Kontakt mit Ihnen, beziehungsweise mit der von Ihnen angegeben Kontaktperson auf.

Vorab werden so schonmal einige Details geklärt, Dokumente angefragt und eine Termin für ein Kick-Off wird abgestimmt.
Das Kick-Off kann in Präsenz oder online stattfinden.
Für den Termin ist es sinnig, dass Sie die folgenden Fragen vorab kurz bearbeiten und abstimmen. Auf Basis der Fragen und Infos, die wir im Kick-Off austauschen, erfolgt dann die weitere Projektierung und die Erstellung des Konzeptes für Ihre Version von OGS Connect.

Wichtig ist, dass Sie immer die aktuellsten Module, Preise und Zeiten angeben, sodass wir eine möglichst aktuelle Version Ihrer Software aufsetzen können. Wir empfehlen Ihnen an dieser Stelle, sich vorab einmal mit Ihren Leitungen oder Teams auszutauschen, um alle standortspezifischen Infos beisammen zu haben.

Alle angegeben Informationen verarbeiten wir dann in dem Konzept Ihrer OGS Connect Version. Hierbei können auch schon zeitliche Wünsche berücksichtigt und besprochen werden…

In der Konzeptionierung gehen wir mit Hilfe Ihrer Informationen dann nochmal so richtig in die Tiefe Ihrer Prozesse.
Hier lohnt es sich, die folgenden Fragen vorab schonmal zu beantworten.
Kurz vor dem Kick-Off fordern wir bei Ihnen bereits einige Dokumente an, so zum Beispiel aktuelle AGBs pro Standort und die Dokumente, die Ihre Familien erhalten, wenn Sie ihre Kinder in Ihren Einrichtungen anmelden.
Auf Basis dieser Dokumente und an Hand Ihrer Aussagen erstellt unser Team dann ein individuelles Konzept für Sie.
Dieses Konzept ist schließlich so etwas wie die Landkarte Ihrer OGS Connect Version.
Wichtig ist, dass Sie genau hinschauen, welche standortspezifischen Zeiten, Regeln und Rahmenbedingungen in Ihren Einrichtungen gegeben sind, damit wir das Ganze möglichst passgenau aufbauen können.
Sollten Sie auch die „Online Anmeldung“ nutzen wollen, müssen wir auch hier genau definieren, was alles enthalten sein soll. Der Trick dabei ist, dass Sie sich im Falle einer „Online Anmeldung“ bei dem Start mit OGS Connect den Import vieler Daten sparen können.
Je detaillierter die Anmeldung aufgebaut ist, desto weniger Daten müssen Sie einpflegen oder nachträglich anfordern.
Sie sollten außerdem vorab schonmal recherchieren, ob Sie intern noch Dienstgeräte benötigen, ob Ihr Betriebsrat mit einbezogen werden sollte und welche Vereinbarungen in diesem Schritt getroffen werden können.
Bezüglich der Frage, wie sie die Software letztlich einführen möchten, beraten wir Sie ebenfalls gerne im Rahmen der Konzeptionierung.
Sobald wir das Konzept ausgearbeitet haben, halten wir nochmal kurz mit Ihnen Rücksprache und stimmen alle weiteren Schritte ab…

Sobald Sie das Konzept freigeben, starten unsere Entwickler mit der Umsetzung Ihrer Version von OGS Connect.
Während dieser Phase können Sie bereits einige weitere Dinge klären und planen.
So können Sie nochmal detaillierter auf die Frage eingehen, wie genau Sie die Software in Ihren Einrichtungen einführen wollen.
Wir empfehlen häufig eine schrittweise Einführung, vor allem, wenn Sie verschiedene Module unserer Software kombinieren möchten.
Hierbei lohnt es sich, die Bereitschaft der Mitarbeitenden im Auge zu behalten. Es kann Ihnen beispielsweise viel Arbeit abgenommen werden, wenn Sie nicht nur die Leitungen mit ins Boot holen, sondern auch so etwas wie eine Expertengruppe bilden, die die Leitungen unterstützt.

Außerdem können Sie intern klären, welche Berechtigungsgruppen sie künftig bilden möchten, auf welche Funktionen die Gruppen Zugriff haben sollen und inwiefern datenschutztechnisch etwas beachtet werden muss, zum Beispiel wenn Sie intern in einem geschützten Netzwerk arbeiten.

Im nächsten Schritt erfolgt dann die Terminierung der Schulung. Wir empfehlen Ihnen hierbei, Ihre Teams möglichst transparent mit einzubeziehen, sodass die Schulung und Implementierung möglichst effizient genutzt werden kann…

Im nächsten Schritt folgt nun die praktische Schulung mit Ihrer Version von OGS Connect. Diese ist sowohl online als auch in Präsenz möglich.

An dieser Stelle empfehlen wir Ihnen, die folgenden Fragen vorab einmal genau zu besprechen, besonders im Hinblick auf die digitalen Kompetenzen und Erfahrungen Ihrer Mitarbeitenden.
Aus Erfahrung und dem Feedback unserer Kunden möchten wir Sie hierbei darauf hinweisen, dass die Schulungen vor Ort häufig besser geeignet sind, um grundlegende Fragen zu beantworten, praktische Aufgaben zu bearbeiten und den Mitarbeitenden ein Gefühl von Sicherheit zu vermitteln. Besonders, wenn man altersgemischte Teams hat oder das digitale Arbeiten neu einführt, ist der direkte Kontakt immer sehr hilfreich.

Die digitalen Schulungen eignen sich hingegen eher für Personen und Teams, die bereits digital arbeiten, Erfahrungen in diesem Bereich haben oder wenn man spezifische Bereiche ergänzen möchte.

Auch in diesem Fall beraten wir Sie gerne und erstellen für Sie individuelle Schulungsinhalte.
Unser Team besteht aus Fachleuten, die sowohl Erfahrung im Bereich der Implementierung von digitalen Systemen in pädagogischen Teams und Trägerstrukturen haben, als auch praktische Erfahrungen im Bereich der Pädagogik im Ganztag. Wir setzen in unseren Schulungen daher gerne an der Basis an, arbeiten praktisch und entlassen unsere Kunden mit dem Ziel, schließlich selbstständig die weitere Implementierung durchführen zu können.

Sobald die Schulung stattgefunden hat, ist Ihre Version aktiv und Sie können mit der aktiven Arbeit und weiteren Implementierung der Software in Ihren Einrichtungen starten…

Wir empfehlen Ihnen, sich vor der weiteren Implementierung der Software in Ihren pädagogischen Alltag genau mit den folgenden Fragen auseinander zu setzen.

Hierbei ist wichtig, dass Sie klare Zuständigkeiten und Terminierungen vereinbaren, sodass Ihre Mitarbeitenden viel Sicherheit verspüren und wissen, was ihre Zuständigkeiten sind und an wen sie sich wenden können.

Für weitere Tipps zum Thema „Einführung digitaler Systeme in pädagogischen Teams“ empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag zu diesem Thema (mehr lesen).

Sofern Sie mehr praktische Beispiele für die Anwendung der Software suchen, empfehlen wir Ihnen die spezifischen Blogbeiträge hierzu auf unserem OGS Blog. Einmal für die Arbeit in der Einrichtung (mehr lesen), allerdings auch aus der Perspektive der Verwaltung (mehr lesen).

OGS Connect ist eine Software, die auf jeden Kunden ganz individuell angepasst wird. Hierfür nehmen wir uns gerne viel Zeit, um die bestmöglichen Ergebnisse für Sie zu erzielen.
Die „Checkliste“ kann dabei sehr hilfreich sein, denn so können Sie und wir gemeinsam sicherstellen, dass keine wichtige Information vergessen wird und Sie ab der Schulung direkt mit der aktiven Nutzung der Software starten können.

Wir beraten Sie gerne bezüglich der Funktionen unserer Software, jedoch auch im Rahmen der Einführung des Systems in Ihrem beruflichen Alltag. Nehmen Sie daher gerne Kontakt zu uns auf und lassen Sie uns in den Austausch gehen. Wir freuen uns auch über Feedback und Anregungen Ihrerseits, denn so stellen wir sicher, dass wir uns, ebenso wie unsere Software, ständig weiterentwickeln und verbessern können.

Aus der Praxis, für die Praxis – eben einfach OGS Connect.