Die Anforderungen an den Datenschutz in der Offenen Ganztagsschule (OGS) sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Während früher Listen, Zettel oder sogar Post-its zum Alltag gehörten, stellt die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) heute klare Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere von Kindern.

In diesem Beitrag erfahren Sie, warum analoge Prozesse im pädagogischen Alltag nicht mehr zeitgemäß sind, welche Risiken bestehen und wie eine datenschutzkonforme, digitale Lösung wie OGS Connect helfen kann.

Warum Datenschutz in der OGS so wichtig ist

In der OGS werden täglich sensible Daten verarbeitet: Namen, Abholzeiten, Notfallkontakte, medizinische Hinweise, oft sogar Informationen über familiäre Situationen. Diese Daten unterliegen laut DSGVO einem besonderen Schutz, insbesondere wenn es sich um Daten von Minderjährigen handelt.

Die DSGVO verlangt u. a.:

  • Vertraulichkeit: Nur berechtigte Personen dürfen auf Daten zugreifen.
  • Zweckbindung: Daten dürfen nur für einen bestimmten Zweck verwendet werden.

  • Datensicherheit: Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Analoge Datenverarbeitung und ihre Grenzen

Trotz dieser Vorgaben sind in vielen Einrichtungen noch Papierlisten, Gruppenbücher oder private Messenger im Einsatz, die nicht DSGVO konform sind. Was oft aus Gewohnheit geschieht, ist in vielen Fällen ein Verstoß gegen geltendes Datenschutzrecht.

Hier einige typische Risiken:

  • Gruppenbücher & Listen: Liegen offen herum, können verloren gehen oder eingesehen werden.
  • Zettelwirtschaft: Informationen gehen verloren oder sind schwer nachvollziehbar.
  • Unbeaufsichtigte Drucker: Ausdrucke mit personenbezogenen Daten können in falsche Hände geraten.

  • WhatsApp & Co.: Die Nutzung privater Messenger zur Kommunikation über Kinder oder Dienstabläufe ist nicht DSGVO-konform, da Daten oft über Server außerhalb der EU verarbeitet werden.

Warum digitale Lösungen wie OGS Connect sinnvoll sind

Mit OGS Connect gibt es eine Lösung, die speziell für die Anforderungen in der OGS entwickelt wurde:
DSGVO-konform, alltagstauglich und leicht verständlich.
Sie ersetzt unsichere Papierprozesse durch ein zentrales, datensicheres System.

Hier finden Sie mehr Informationen zum Einsatz von OGS Connect in der Praxis (bitte hier klicken).
Alle wichtigen Funktionen der Software finden Sie hier (bitte klicken Sie hier).

Datenschutz betrifft nicht nur die Kinder

Nicht nur die Daten der Kinder sind schützenswert, auch Informationen über Mitarbeitende, zum Beispiel Krankmeldungen, Einsatzpläne oder Notizen dürfen nicht offen ausliegen oder ungesichert geteilt werden.

Ein digitales System bietet hier den Vorteil, dass Zugriffsrechte individuell vergeben werden können, so haben, je nach Berechtigungsstruktur, beispielsweise nur Leitungspersonen Zugriff auf bestimmte Informationen.

So können mit einem System wie OGS Connect nicht nur die Daten der Kinder geschützt werden, sondern auch die Daten der Mitarbeitenden und die Personen, die mit den Daten und Prozessen arbeiten, werden ebenfalls geschützt.

Digitalisierung ist kein Luxus, sondern notwendig!

Die Anforderungen an Datenschutz von personenbezogenen Daten sind klar geregelt und die analogen Methoden aus der Vergangenheit werden diesen Anforderungen nicht mehr gerecht.

Mit OGS Connect steht Einrichtungen ein System zur Verfügung, das nicht nur effizient und einfach zu bedienen ist, sondern auch die rechtlichen Vorgaben erfüllt und die Beteiligten, Kinder wie Mitarbeitende, schützt.

Wir wissen, dass der Umstieg auf ein neues System Fragen aufwerfen kann.
Deshalb bieten wir:

  • Beratung zur Einführung von OGS Connect
  • Erstellung von Infomaterialien für Eltern & Teams
  • Schulungen vor Ort oder digital


Sichern Sie die Zukunft Ihrer Einrichtung, datenschutzkonform, digital und praxisnah, mit OGS Connect.