Wer im Ganztag arbeitet, dem ist dieses Problem bestimmt schon einmal begegnet:

Die Teams im Ganztag sind nicht nur groß, sondern auch geprägt von verschiedenen Stundenumfänge und Aufteilungen der Arbeitstage, die bei der täglichen Dienstplanung berücksichtigt werden müssen. Hinzu kommen schwankende Kinderzahlen, Urlaubs- und Krankheitstage der Mitarbeitenden und wenn dann auch noch spontane Termine dazwischenkommen, sitzt die Leitung wieder mal viele Stunden im Büro und versucht das Chaos irgendwie mit einer neuen Dienstplanung zu bändigen. Und das, obwohl im Ganztag besonders die Zeit ein kostbares Gut ist, das immer knapper bemessen wird, aber…

Wir haben gute Nachrichten: Jetzt ist Schluss damit!

Das Team von OGS Connect hat sich in den letzten Monaten mit der Unterstützung unserer Kunden auf den Weg gemacht, dieses Problem nachhaltig und praxisnah zu lösen. In verschiedenen Terminen und Phasen durfte einer unserer Kunden das frisch entwickelte „Dienstplan-Tool“ vorab in der Praxis testen. Nun möchten wir das daraus resultierende Feedback gerne mit Ihnen teilen:

Effizientere Dienstplanung in der OGS: Wie wir unseren Planungsaufwand deutlich reduziert haben!

Ein Praxisbericht des De Kull e.V. aus Mönchengladbach in NRW

Als Träger mit 11 OGS-Standorten und rund 120 Mitarbeitenden in diesem Bereich ist die Dienstplanung für uns ein zentraler Baustein im Alltag. Unterschiedliche Arbeitszeiten, wechselnde Bedarfe und spontane Ausfälle stellen uns dabei regelmäßig vor Herausforderungen. Aus diesem Grund haben wir gemeinsam mit unserem Kooperationspartner OGS Connect das neue Dienstplan-Tool an sechs Standorten getestet.

Ziel war es, bestehende Prozesse zu vereinfachen, transparenter zu gestalten und den Arbeitsalltag für unsere Teams spürbar zu entlasten.

Wussten Sie schon?

Unser Team von OGS Connect liefert Ihnen nicht „einfach nur“ ein Tool. Wir begleiteten Sie auch bei der Einführung und stehen Ihnen mit Rat & Tat zur Seite. Wir wissen, wie komplex die Prozesse in Ihren Einrichtungen sind und helfen Ihnen, die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen!

Die Ausgangssituation: Hoher Aufwand & wenig Übersicht

Vor der Einführung des Tools war die Dienstplanung vor allem zeitintensiv und fehleranfällig.

Viele Abläufe waren geprägt durch:
• manuelle Planungen in Excel oder auf Papier
• kurzfristige Änderungen
• fehlende Transparenz für Mitarbeitende
• hoher Abstimmungsaufwand zwischen Leitungen und Teams

Gerade bei größeren Teams wurde es zunehmend schwierig, den Überblick zu behalten, insbesondere dann, wenn kurzfristig Änderungen eingearbeitet werden mussten.

Die Lösung: Digitale, zentrale & transparente Planung

Mit dem neuen Dienstplan-Tool von OGS Connect konnten wir diese Herausforderungen gezielt angehen. Besonders überzeugt hat uns, wie praxisnah die Funktionen auf die Anforderungen im OGS-Alltag abgestimmt sind:

  • 1. Effiziente Planung durch Vorlagen
    Wochendienstpläne können als Vorlage gespeichert und für neue Wochen übernommen werden. Dadurch müssen wir viele Abläufe nicht jedes Mal neu planen, was im Alltag spürbar Zeit spart.

  • 2. Schnelle Orientierung durch klare Visualisierung
    Unterschiedliche Dienstplantypen – wie Leitung, Fachkräfte oder Ergänzungskräfte – werden farblich dargestellt. Das hilft uns, schneller zu erfassen, wie die Dienste verteilt sind und ob die Zusammensetzung passt.

  • 3. Sicherheit bei der Personalplanung
    Das Tool macht transparent, ob der Betreuungsschlüssel passt oder ob noch Personal eingeplant werden muss. So können wir früher reagieren als vorher.

  • 4. Transparenz bei Stunden und Einsatzmöglichkeiten
    Wir sehen direkt, wie viele Stunden jemand schon hat und wie viele noch eingeplant sind. Das erleichtert die Verteilung der Dienste im Team.

  • 5. Abwesenheiten zuverlässig im Blick
    Abwesenheiten – egal ob Urlaub oder Krankheit – werden übersichtlich dargestellt und in der Planung berücksichtigt. Das hilft uns, den Überblick zu behalten und unnötige Abstimmungen zu vermeiden.

  • 6. Übersicht für Mitarbeitende
    Auch die Mitarbeitenden profitieren von dieser Übersicht: Sie haben ihre Dienste im Blick und sehen Änderungen direkt im Dashboard.

Wussten Sie schon?

Das Dienstplan-Tool von OGS Connect ist eine Ergänzung zum Modul 3: Arbeitszeiterfassung und MitarbeiterPortal.
Sie können daher Ihre Dienstpläne direkt mit den Mitarbeitern teilen und haben alle in einem Tool verbunden. So haben Sie nicht nur maximale Flexibilität, sondern auch Transparenz überall da, wo Sie sie brauchen!

Unsere Erfahrungen aus der Praxis

Die Einführung des Tools verlief insgesamt sehr gut und die Akzeptanz in den Teams war schnell spürbar. Nach einer kurzen Einarbeitungsphase wurde es im Alltag selbstverständlich genutzt und als Unterstützung empfunden.

Ein häufig genanntes Feedback aus den Standorten:

„Die Planung ist deutlich einfacher geworden. Alles ist übersichtlich dargestellt und wir merken im Alltag, wie viel Zeit wir dadurch gewinnen.“

Auch die standortübergreifende Zusammenarbeit hat sich verbessert, da alle Beteiligten mit demselben Dienstplantool arbeiten.

Fazit: Ein echter Gewinn für die OGS-Arbeit!

Das Dienstplantool von OGS Connect hat sich in der Praxis gut bewährt – und unsere Erwartungen in vielen Bereichen sogar übertroffen. Vor allem Zeitersparnis, Transparenz und Flexibilität machen sich im Alltag bemerkbar. Insgesamt sehen wir digitale Lösungen wie diese als sinnvolle Unterstützung für die Organisation im OGS-Alltag.

Abschließende Worte an das Team vom De Kull e.V.:

Ein großes Dankeschön an unseren lieben Kunden aus Mönchengladbach für dieses ausführliche und praxisnahe Feedback zu unserem neuen Dienstplan-Tool!
Wir freuen uns sehr, dass ihr so viel positive Erfahrungen mit dem Tool sammeln konntet und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit euch.

Wenn Sie sich in dem Praxisbericht wiederfinden oder an unserer neuen Funktion interessiert sind, laden wir Sie herzlich dazu ein, an unserem kostenlosen Launch teilzunehmen. Den Link zur Anmeldung und zu weiteren Informationen finden Sie hier:

Links & Anmeldung