Offene Ganztagsschulen stehen zunehmend vor strukturellen und organisatorischen Herausforderungen:
Besonders durch gesetzliche Veränderungen wie dem Ganztagsförderungsgesetz (GaFöG) und dem damit verbundenen Rechtsanspruch auf Ganztagsbetreuung ab 2026 geraten viele Einrichtungen unter Druck. In kürzester Zeit müssen deutlich mehr Kinder betreut, Ressourcen koordiniert und Abläufe neu strukturiert werden. Gleichzeitig erleben Fachkräfte eine hohe Belastung, was zu Unsicherheiten und Widerständen gegenüber Veränderungen führen kann.
In solchen Situationen ist ein systematisches Change Management essenziell. Dieser Artikel erklärt, was darunter zu verstehen ist, gibt einen Überblick über zwei klassische Theorien und zeigt anhand eines Praxisbeispiels, wie Veränderungsprozesse in einer OGS erfolgreich gestaltet werden können.
Was ist Change Management?
Change Management (Veränderungsmanagement) ist ein gesteuerter Prozess zur Einführung und Begleitung von Veränderungen innerhalb einer Organisation. Ziel ist es, Anpassungen in Strukturen, Prozessen, Technologien oder im Verhalten der Mitarbeitenden nachhaltig und wirksam zu gestalten.
Dabei stehen folgende Aspekte im Fokus:
Change Management ist kein einmaliger Akt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der sowohl die rationalen als auch die emotionalen Ebenen der Betroffenen anspricht.
Mehr Informationen zur Definition des „Change Managements“ finden Sie hier.
Change Management: 2 klassische Modelle
1. Kurt Lewins 3-Phasen-Modell
Der Sozialpsychologe Kurt Lewin (1947) beschreibt Veränderung als einen dynamischen Dreischritt:
- 1
Unfreeze: Bestehende Strukturen und Gewohnheiten werden hinterfragt.
- 2
Change: Neue Denk- und Handlungsweisen werden eingeführt.
- 3
Refreeze: Die Neuerungen werden in den Alltag integriert und stabilisiert.
Dieses Modell eignet sich besonders für klar abgrenzbare Veränderungsprozesse und legt den Fokus auf die psychosoziale Begleitung der Betroffenen.
2. John Kotters 8-Stufen-Modell
Der US-amerikanische Organisationspsychologe John P. Kotter entwickelte ein differenziertes Modell mit acht Schritten:
- 1
Dringlichkeit erzeugen
- 2Your Content Goes Here
- 3Führungskoalition aufbauen
- 4Vision und Strategie entwickeln
- 5Vision kommunizieren
- 6Hindernisse aus dem Weg räumen
- 7Kurzfristige Erfolge erzielen
- 8Veränderung ausbauen
- 9Neuerungen verankern
Kotters Modell betont insbesondere die kommunikativen und motivationalen Aspekte des Veränderungsprozesses und bietet ein klar strukturiertes Vorgehen.
Change Management im Ganztag: Ein Praxisbeispiel
Ausgangssituation
In einer OGS müssen durch den Rechtsanspruch plötzlich deutlich mehr Kinder betreut werden. Die Organisation des Alltags gerät an ihre Grenzen: Kinder gehen früher nach Hause als vorgesehen, Informationen gehen verloren, das Team ist überlastet. Um eine Entlastung zu schaffen, soll die digitale Verwaltungssoftware „OGS Connect“ eingeführt werden.
Doch das Team reagiert mit Skepsis und Ablehnung. Es fürchtet, dass die Software zusätzlichen Aufwand erzeugt und eine weitere Belastung darstellt. Die Fachbereichs- und Einrichtungsleitung erkennt: Es braucht einen gezielten Change-Management-Prozess, um die Einführung erfolgreich zu gestalten.
Anwendung von Lewins 3-Phasen-Modell
| Phase | Maßnahme in der Praxis |
|---|---|
| Unfreeze | Das Leitungsteam sensibilisiert das Kollegium für die Notwendigkeit der Veränderung. Die aktuelle Situation wird reflektiert, Überforderung wird benannt. Ziel ist es, Akzeptanz für den Veränderungsprozess zu schaffen. |
| Change | Ein Pilotteam testet die Software in einem geschützten Rahmen. Schulungen und Austauschformate begleiten die Einführung. Fehler werden als Lerngelegenheiten gesehen. |
| Refreeze | Nach erfolgreicher Einführung wird OGS Connect in die tägliche Routine integriert. Erfolge werden dokumentiert, der Nutzen wird sichtbar gemacht und die neue Struktur wird gefestigt. |
Anwendung von Kotters 8-Stufen-Modell
| Stufe | Maßnahme in der Praxis |
|---|---|
| 1 | Leitung zeigt die Risiken des „Weiter wie bisher“ auf und formuliert klare Gründe für die Softwareeinführung. |
| 2 | Ein Leitungsteam sowie engagierte Mitarbeitende übernehmen Verantwortung für den Prozess. |
| 3 | „Weniger Zettel, mehr Zeit für Kinder“ die Einführung wird als pädagogische Entlastung formuliert. |
| 4 | In Teamsitzungen, Aushängen, persönlichen Gesprächen die Vision wird verständlich und motivierend vermittelt. |
| 5 | Technikhürden werden ernst genommen, Fortbildungen und Ansprechpersonen geschaffen. |
| 6 | Erste Gruppen nutzen die Software erfolgreich. Diese Erfolge werden sichtbar gemacht. |
| 7 | Weitere Teams folgen, Funktionen der Software werden schrittweise erweitert. |
| 8 | OGS Connect wird in das Qualitätsmanagement und die Dienstbesprechungen integriert. |
Change Management im Ganztag: Fazit
Das Beispiel zeigt deutlich: Veränderung in pädagogischen Einrichtungen ist kein Selbstläufer. Gerade im Kontext hoher Belastung braucht es klare Strukturen, empathische Kommunikation und partizipative Prozesse, um Veränderungen wirksam zu gestalten.
Die Modelle von Lewin und Kotter bieten dabei eine wertvolle Orientierung, auch und gerade für die offene Ganztagsschule. Sie helfen dabei, Wandel nicht nur zu organisieren, sondern pädagogisch verantwortungsvoll zu gestalten. Change Management ist kein technischer Akt, sondern ein sozialer und kultureller Prozess, der vor allem dann gelingt, wenn die Menschen mitgenommen werden.
Klar ist: Durch Veränderungen, wie zum Beispiel die Einführung einer Software wie OGS Connect, kann echte Entlastung und Verbesserung für alle Beteiligten entstehen. Es lohnt sich daher, den beschriebenen Prozess auf sich zu nehmen und den ersten Schritt in Richtung „Change“ zu gehen.
Unsere persönliche Empfehlung
Beginnen Sie Veränderungsprozesse schon bevor Sie zum Beispiel eine Software final im Alltag einführen.
Hören Sie Ihrem Team zu: Widerstand enthält oft wichtige Hinweise.
Planen Sie Zeit für Reflexion und Nachsteuerung ein.
Nutzen Sie bewährte Modelle um Orientierung zu gewinnen, passen Sie sie an Ihre Einrichtung an und suchen Sie nach Lösungen, die wirklich zu Ihnen passen.
Wenn Sie Ihre OGS durch eine Softwarelösung digital verändern möchten, können Sie uns gerne kontaktieren oder Sie nehmen an einem unserer kostenfreien Webinare teil. Mehr Informationen erhalten Sie außerdem durch unsere Beiträge auf dem OGS Blog oder über unsere Homepage.
Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!
