Changemanagement im Ganztag: Expertenteams sinnvoll einsetzen

Kaum ein pädagogischer Fachbereich ist von so viel Veränderung geprägt, wie der Ganztagsbereich. Der bisherige Weg führte vom kleinen Betreuungsangebot nach Schulende, zum Bildungsangebot mit Rechtsanspruch für alle kommenden Erstklässler ab Schuljahr 26/27.

Das Ganze sollte natürlich mit möglichst flexiblen Abholzeiten, kreativen Nachmittagsangeboten sowie pädagogisch wertvollen Lern- und Förderangeboten gefüllt und mit möglichst wenig Ressourcen umgesetzt werden. Die Anforderungen an Ganztagseinrichtungen in Deutschland wachsen stetig.

Strukturelle und interne Veränderungsmaßnahmen sind notwendig, sei es aufgrund neuer gesetzlicher Vorgaben, der digitalen Transformation oder der kontinuierlichen Weiterentwicklung der pädagogischen Arbeit.

Um diesen Wandel erfolgreich zu gestalten, ist gezieltes Changemanagement unerlässlich.

Der Begriff ist im pädagogischen Kontext zwar noch nicht weit verbreitet, in der freien Wirtschaft hingegen gehört das Konzept der geplanten Veränderung mittlerweile zum Inventar vieler Unternehmen im Wandel.

Da wir auch im pädagogischen sowie sozialen Bereich mittlerweile nicht mehr von kleinen Einrichtungen mit einer Hand voll Kindern und Mitarbeitenden sprechen, sondern meistens von großen Konstrukten und ausgedehnten Strukturen, die wie ein Zahnrad ineinander greifen und wirtschaftlich gedacht werden müssen, lohnt es sich, einen konkreteren Blick auf die Idee des „Change Managements“ und seiner Theorien zu werfen.
In diesem Beitrag möchte ich Sie mit den Zielen des Changemanagements vertraut machen und Ihnen erste Impulse für die praktische Arbeit geben. Ein besonderes Augenmerk lege ich hierbei auf das Konzept der „Change Agents“ oder auch „Expertenteams“, wie wir von OGS Connect sie meistens nennen.

Starten wir also direkt hinein, in die noch recht neue Welt zwischen der angewandten Pädagogik und dem strukturierten Management…

Wie wir bereits erfahren haben, stehen Ganztagseinrichtungen derzeit vor zahlreichen Herausforderungen, die angesichts der wachsenden Strukturen und Einrichtungen immer komplexere Lösungsansätze erfordern. Häufig ist es so, dass wachsende Systeme mit zunehmender Größe auch träger werden, was kurzfristige Veränderungen erschwert und somit sogenannte „kontinuierliche Veränderungsprozesse“ erfordert. Genau hier setzt die Idee des Changemanagements an.

Changemanagement bezeichnet letztlich zunächst einmal den systematischen und zielgerichteten Prozess der Planung, Steuerung und Umsetzung von Veränderungen in Organisationen. Das Ziel des Changemanagements ist es, Veränderungsprozesse so zu gestalten, dass sie nicht nur technisch, sondern auch kulturell und sozial in der Einrichtung verankert werden, natürlich mit dem langfristigen Ziel der kontinuierlichen Qualitätssicherung von Systemen. Ein erfolgreicher Veränderungsprozess hängt dabei maßgeblich vom System selbst ab und somit von den Mitarbeitenden einer Organisation, die die Prozesse gestalten und umsetzen. Genau hier kommen die Change Agents oder auch Expertenteams ins Spiel, denn sie sind es letztlich, die der Theorie Leben einhauchen und die Verbesserungen der Prozesse in die Teams transportieren.

Change Agents oder Expertenteams sind die Veränderungsbegleiter innerhalb einer Organisation. Sie können die Verantwortung für die Planung und Umsetzung von Veränderungsprozessen übernehmen und helfen dabei, die Mitarbeitenden durch den Wandel zu führen. Ihre Rolle ist nicht nur die eines Experten in einem bestimmten Bereich, sondern auch die eines Vermittlers, der als Bindeglied zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden und anderen Stakeholdern fungiert.

Im Kontext des Ganztags bedeutet das: Expertenteams sind diejenigen, die digitale Werkzeuge einführen, pädagogische Konzepte weiterentwickeln oder neue Strukturen etablieren. Sie fungieren als Multiplikatoren für die Veränderung und schaffen die nötige Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

Experten können hierbei Personen sein, die eine persönliche Veranlagung oder besondere Kompetenzen in dem zu verändernden Bereich aufweisen oder gezielt in den Prozess mit einbezogen werden, weil sie eine gegenteilige oder differente Perspektive einbringen können.

Als Multiplikatoren und Brücke zur Praxis sind die sogenannten Experten ein Garant für Partizipation und nachhaltige Qualitätsentwicklung, was besonders komplexen Systemen mit begrenzten Ressourcen zu Gute kommt. Den Fachbereich der Ganztagseinrichtungen könnte man in vielen Teilen in diese Art von System einordnen.

Die spezifischen Anforderungen an Ganztagseinrichtungen machen die Rolle der Experten besonders wichtig. Hier möchte ich Ihnen einige Gründe schildern, warum Expertenteams im Ganztag nicht fehlen dürfen:

Komplexität der Veränderungsprozesse

Veränderungsprozesse im Ganztag sind häufig vielschichtig. Sie betreffen nicht nur die Organisation, Verwaltung und Struktur der Einrichtung, sondern auch die pädagogische Arbeit, die Teamdynamik und die Einbindung der Familien. Expertenteams bringen das nötige Fachwissen und die Erfahrung mit, um diese unterschiedlichen Aspekte erfolgreich zu steuern und zu bewerten.

Digitale Transformation

Die Digitalisierung erfordert nicht nur den Einsatz neuer Technologien (wie z.B. OGS Connect), sondern auch eine Veränderung der Arbeitsweise und der Kommunikationskultur. Experten helfen, digitale Tools gezielt einzuführen, die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu erhöhen und die Technologie sinnvoll in den Arbeitsalltag zu integrieren.

Akzeptanz schaffen

Veränderungen im Ganztag sind häufig mit Widerständen verbunden, sei es durch die Eingewöhnung in neue Prozesse oder durch Ängste und Unklarheiten im Umgang mit digitalen Medien. Expertenteams sind wichtige Vermittler, die die Bedenken der Mitarbeitenden aufgreifen, gezielte Schulungen anbieten und so den Wandel aktiv begleiten.

Nachhaltigkeit der Veränderungen

Der Erfolg von Veränderungen hängt oft nicht nur von der Einführung neuer Prozesse ab, sondern davon, wie gut diese langfristig im Alltag verankert werden können. Expertenteams sorgen dafür, dass Veränderungen nicht nur als kurzfristige Maßnahme verstanden werden, sondern als langfristige und nachhaltige Verbesserung der Ganztagseinrichtungen. Außerdem kommunizieren sie die Ergebnisse und Verbesserungsvorschläge mit der Führungsebene, was einen nachhaltigen „Bottom-Up“ Effekt fördern kann.

Der Einsatz von Expertenteams im Ganztag erfordert eine strategische Planung. Hier sehen Sie einige bewährte Methoden, wie Experten gezielt in den Veränderungsprozess eingebunden werden können:

Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden

Der Erfolg eines Veränderungsprozesses steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeitenden. Expertenteams sollten frühzeitig in die Planung eingebunden werden und als Ansprechpartner für Fragen und Unsicherheiten dienen. Durch regelmäßige Kommunikation und aktive Einbindung können Widerstände frühzeitig erkannt und abgebaut werden.

Schulungen und Workshops

Eine zentrale Aufgabe von Experten ist es, die Mitarbeitenden gezielt auf die neuen Herausforderungen vorzubereiten. Dazu gehört neben der gezielten (Nach-)Schulung auch pädagogische Fortbildungen und die Möglichkeit des Austauschs um sicherzustellen, dass neue Konzepte verstanden und effektiv umgesetzt werden können.

Transparente Kommunikation

Eine klare und offene Kommunikation ist der Schlüssel für den Erfolg von Veränderungsprozessen. Expertenteams sollten dafür sorgen, dass alle relevanten Informationen zur Veränderung transparent und verständlich kommuniziert werden. Auch die Ziele der Veränderung sollten regelmäßig und klar formuliert werden, um die Mitarbeitenden zu motivieren und ihre Beteiligung zu fördern.

Kontinuierliches Feedback einholen

Veränderung ist ein dynamischer Prozess. Um sicherzustellen, dass die Veränderungsmaß-nahmen effektiv sind, sollten Experten kontinuierlich Feedback von den Mitarbeitenden einholen. Auf Basis dieses Feedbacks können Anpassungen vorgenommen und der Veränderungsprozess flexibel gesteuert werden.

Vorbildfunktion übernehmen

Die Experten selbst sollten als Vorbilder fungieren. Sie sollten die neuen Methoden, Prozesse oder Technologien aktiv anwenden und den Mitarbeitenden zeigen, wie die Veränderungen im Alltag effektiv umgesetzt werden können. Ihre Motivation und ihr Engagement können dazu beitragen, den Wandel positiv zu beeinflussen.

Unser Tipp:
Lieber „Bottom Up“ als nur „Top Down“

Wie wir bereits erfahren haben, kann der Einsatz von Expertenteams die Umsetzung von Veränderungen im Rahmen des Changemanagements erheblich erleichtern und optimieren.
Voraussetzung hierfür ist selbstverständlich, dass das Konzept der Expertenteams korrekt angewendet wird und die Experten die entsprechenden Handlungsmöglichkeiten erhalten.
Ein wesentlicher Vorteil der Expertenteams und wichtiger Punkt in Bezug auf das Changemanagement ist, dass Veränderungen ebenso wie die Festigung neuer Prozesse durch sie im „Bottom Up“ Prinzip umgesetzt werden können. Anders als Veränderungen, die eher im „Top Down“ durchgeführt werden, sind die „Bottom Ups“ aus der Praxis, für die Praxis konzipiert und stoßen so auf weniger Wiederstände. Gerade bei größeren Veränderungen wie z.B. der Digitalisierung eines Fachbereichs ist es sehr wichtig, den Praxisbezug nicht aus den Augen zu verlieren. Bestenfalls erwirkt man, unter Einbeziehung der Expertenteams und der Führungs- bzw. Entscheidungsebene eine Art Wechselmodell zwischen „Bottom Up“ und „Top Down“ Management.

Expertenteams gehören für mich zu den grundlegenden Methoden im Bereich des Changemanagements, besonders, wenn es um die Einführung neuer Dinge, wie z.B. einer Software wie OGS Connect geht. Unser Team von OGS Connect macht mit dieser Aufstellung besonders bei großen Kunden und diversen Teams immer wieder gute Erfahrungen.
Angesichts der großen Umbrüche, die dem Ganztagsbereich dank Rechtsanspruch und GaFöG bevorstehen, verwundert es mich immer wieder, wie wenig aktuell noch über „Changemanagement“ und seine Methoden gesprochen wird. Zwar würde man den Begriff nicht unbedingt direkt in die Pädagogik übertragen, dennoch ist „Change“ ein fester und immerwährender Bestandteil der Arbeit mit Menschen und somit auch der Pädagogik.

Sollten Sie sich daher aktuell z.B. mit der Einführung unserer Software beschäftigen und mehr über Expertenteams und weitere Tipps aus der Praxis erfahren möchten, kontaktieren Sie uns gerne über unsere Homepage.
Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!