Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren sämtliche Lebensbereiche geprägt und verändert.
Auch im Bereich der Offenen Ganztagsschulen (OGS) wird der digitale Wandel zunehmend notwendig, um den Anforderungen der Familien, Schulen und rechtlichen Vorgaben langfristig und zuverlässig begegnen zu können. In diesem Artikel nennen wir Ihnen vier Gründe, warum die Digitalisierung in OGS eine entscheidende Rolle spielt.
Wir stellen Ihnen mit OGS Connect eine Softwarelösung vor, die Träger und Ganztagsschulen bei der digitalen Transformation und Bewältigung der wachsenden Komplexität unterstützen kann.
Digitalisierung in der OGS

1. Effiziente Verwaltung & Zeitersparnis

Ein zentraler Vorteil der Digitalisierung in der OGS ist die Vereinfachung und Automatisierung administrativer Prozesse. Ohne eine digitale Lösung müssen Verwaltungsaufgaben oft manuell durchgeführt werden. Von der Anmeldung, über die Anwesenheitskontrolle bis hin zur AG Anmeldung. Diese Aufgaben erfordern viel Zeit und Aufwand, was in einem schulischen Umfeld mit vielen Kindern und komplexen Abläufen schnell zu einer großen Belastung wird.

Mit einer Softwarelösung wie OGS Connect können Einrichtungen und Träger diese Prozesse automatisieren. OGS Connect ermöglicht es zum Beispiel, die Anmeldungen digital zu verwalten, Daten zu erfassen und passgenau abzurufen. Die Zeitersparnisse, die durch solche digitalen Lösungen entstehen, können in den pädagogischen Alltag investiert werden. Die Digitalisierung bietet so eine enorme Entlastung für das Team und die Verwaltung einer OGS.

2. Bessere Kommunikation & Transparenz

Eine der größten Herausforderungen im Schul- und Betreuungsalltag ist die Kommunikation zwischen den verschiedenen Akteuren. So sind zum Beispiel das Team, die Familien und Kinder, aber auch die Mitarbeitenden der Führungs- und Verwaltungsebene wichtige Akteure einer OGS.

Durch die Digitalisierung können klare Systeme mit Transparenz und direkter Kommunikation für viel Zeitersparnis, Sicher- und Zufriedenheit sorgen.
OGS Connect bietet ein solches System. Durch die Software wird die Kommunikation zwischen den Einrichtungen und Familien um ein Vielfaches vereinfacht. Dinge, wie Anmeldungen, Datenanpassungen oder Gesprächsanfragen, werden durch die Softwarelösung abgebildet, wichtige Informationen können direkt geteilt und Betreuungszeiten flexibel angepasst werden. Durch die direkte Kommunikation und die Übersetzungsfunktionen können zudem Barrieren abgebaut und Missverständnisse reduziert werden. Darüber hinaus ermöglicht die Software eine zentrale und strukturierte Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden und den Führungs- und Verwaltungsebenen. Dies führt zu einer besseren Abstimmung der pädagogischen Konzepte und die Datenverarbeitung wird vereinfacht, so z.B. durch die Möglichkeit der digitalen Zeiterfassung.

Flexibilität in der Verwaltung der OGS

3. Erhöhte Flexibilität & Anpassungsfähigkeit

Der OGS-Betrieb ist oft von vielen variablen Faktoren abhängig. Angefangen bei Krankmeldungen von Kindern und Mitarbeitenden, bis hin zur kurzfristigen Betreuungszeitänderung durch familiäre Umstände. Diese Datenmengen ohne digitale Systeme zu koordinieren, ist für die Einrichtungen eine zunehmende Belastung, die zu Unzufriedenheit von Familien und Mitarbeitenden führen kann.

Mit OGS Connect lassen sich große Datenmengen problemlos und in Echtzeit bearbeiten. Die Software bietet eine flexible Planung und ermöglicht es, kurzfristige Änderungen in der Betreuung schnell und effektiv umzusetzen. So können die Einrichtungen zum Beispiel die Anwesenheitserfassung trotz kurzfristiger Krankmeldungen reibungslos umsetzen. Durch die Funktionen, die OGS Connect beinhaltet, kann so die Sicherheit aller Akteure gewährleistet werden.

4. Datenschutz & Sicherheit

Sicherheit durch Digitalisierung
Im Umgang mit Kindern und Jugendlichen ist der Schutz personenbezogener Daten von höchster Bedeutung. Dies gilt auch für die Daten, die im Rahmen der OGS-Verwaltung erfasst und verarbeitet werden. Eine ordnungsgemäße Handhabung und Speicherung dieser Daten ist nicht nur aus datenschutzrechtlicher Sicht erforderlich, sondern auch notwendig, um das Vertrauen von Mitarbeitenden und Familien zu erhalten.

OGS Connect erfüllt die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sorgt dafür, dass alle Daten sicher und gemäß den gesetzlichen Bestimmungen verarbeitet werden. Dabei können nur berechtigte Personen auf die Daten zugreifen. So minimiert die Software das Risiko von Datenschutzverletzungen. Familien und Mitarbeitende können darauf vertrauen, dass ihre persönlichen Informationen in sicheren Händen sind. Zudem wird durch die Digitalisierung der OGS-Administration die Fehleranfälligkeit durch manuelle Eingaben erheblich reduziert, was zu einer höheren Genauigkeit bei der Datenerfassung und zu sicheren Arbeitsabläufen führt.

 

Die Digitalisierung als Schlüssel zur modernen OGS

Die Digitalisierung in den offenen Ganztagsschulen (OGS) ist kein vorübergehender Trend. Sie ist viel mehr eine Notwendigkeit, um den wachsenden Anforderungen an die Einrichtungen begegnen zu können. Mit Blick auf den gesetzlichen Anspruch auf einen Betreuungsplatz im Schulalter, der ab dem Schuljahr 2026/27 in Kraft treten soll, suchen viele Träger und Ganztagsschulen nach digitalen Softwarelösungen, um die Verwaltung zu optimieren, die Kommunikation zu verbessern und die pädagogische Arbeit effizienter zu gestalten.
OGS Connect wurde aus der Praxis, für die Praxis entwickelt und verbindet die gesetzlichen Anforderungen mit denen der Verwaltung und des pädagogischen Alltags in den Offenen Ganztagsschulen.
So haben Sie die Möglichkeit, alle benötigten Abläufe digital darzustellen und die Software individuell auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen. Von OGS Anmeldungen bis zum Zeiterfassungssystem, hier finden Sie alles, was sie brauchen. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann kontaktieren Sie uns gerne und machen Sie den nächsten Schritt in die Zukunft Ihrer Ganztagsschule.